Бухгалтерия на "удаленке": организовать работу вне офиса и не нарушить закон

GaudiLab / Depositphotos.com

 Распространение коронавирусной инфекции и, как следствие этого, – введение режима карантина, нерабочих дней и иных ограничительных мер подтолкнули многих работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – одна из тех служб, деятельность которой вполне успешно может вестись дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить требования нормативных актов.

Чтобы после возвращения к привычному рабочему ритму не пришлось столкнуться с претензиями органов финконтроля или трудовой инспекции, при переходе на "удаленку" обратите внимание на несколько важных моментов:

1. Переход на удаленный формат работы – дело добровольное!

   Прежде всего, следует помнить, что заставить сотрудника работать дистанционно работодатель не вправе. От сотрудника нужно получить заявление о переводе на дистанционную работу и лишь затем издать соответствующий приказ.

   Обязательным в этом случае является и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, поскольку переход на дистанционную работу является изменением условий о характере работы. Важно, чтобы прописанные в допсоглашении изменения формата работы корреспондировали с новым регламентом взаимодействия структурных подразделений учреждения или отдельных должностных лиц, а также с порядком документооборота в дистанционном режиме. Об этом мы расскажем далее. А подробнее о том, как оформить удаленную работу, смотрите здесь.

   ---

    Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
   

   ---

2. Сотрудник на "удаленке" должен быть обеспечен оргтехникой, и это нужно оформить

   Формы

   Акт приема-передачи имущества работодателя, предоставленного работнику для исполнения должностных обязанностей

   Другие формы

   Чтобы иметь возможность полноценно работать и взаимодействовать друг с другом, с руководителем, с контрагентами, сотрудник на дому должен быть обеспечен компьютером, иной оргтехникой, средствами коммуникации. Если нет возможности использовать личное имущество работника, обеспечить его необходимой техникой придется работодателю. Передача сотруднику имущества, принадлежащего учреждению, – факт хозяйственной жизни, а значит, должен быть оформлен первичным документом. Поскольку унифицированной формы для таких случаев не предусмотрено, учреждение вправе разработать ее самостоятельно или воспользоваться приведенной формой, разработанной специалистами Компании "Гарант".

   Что касается порядка учета передаваемого сотруднику имущества, то здесь вполне достаточно предусмотреть внутреннее перемещение объекта между субконто счета учета основных средств или материальных запасов. Например, при передаче бухгалтеру его рабочего компьютера будет оформлена корреспонденция:

   Дебет 0 101 24 310 субконто "Основные средства в пользовании сотрудников при дистанционной работе"

   Кредит 0 101 24 310 субконто "Основные средства в эксплуатации".

   Обратите внимание, что применение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" в данном случае не вполне обосновано.

3. Удаленный режим работы влечет необходимость изменений в учетной политике

   Формы

   Приказ о внесении изменений в учетную политику

   Другие формы

   Конечно, работа бухгалтера на дому подразумевает во многом иной порядок взаимодействия с другими сотрудниками и службами учреждения, другие правила документооборота и сроки выполнения учетных процедур. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике. Нужно определиться, с применением каких программных ресурсов и сервисов будет осуществляться передача электронных документов. Целесообразно ввести новый (временный) или скорректировать под ситуацию действующий график документооборота с указанием, в частности:

   • формы документа, принимаемого к учету, – электронный с ЭЦП, "бумажный", скан-копия и т.д.;
   • новых сроков оформления, согласования, подписания документов;
   • порядок передачи документов – по электронной почте, по специальной системе электронного документооборота, почтовой связью, курьерской службой и т.д.

   Важно выстроить документооборот так, чтобы исключить "потери" документов дома у кого-то из сотрудников или в пути, если возникает необходимость везти оригиналы.

4. Кардинально меняется порядок согласования и подписания документов

   При дистанционной работе вряд ли удастся сохранить и действовавший до этого порядок согласования и подписания документов. На "удаленке" должен быть выстроен предельно четкий порядок взаимодействия с руководителем, его заместителями, иными должностными лицами, кто визирует те или иные документы.

   На первый план здесь выходит электронная подпись (ЭЦП), как основной инструмент удаленной работы. Кстати, в планах Минфина – повсеместное применение со следующего года электронных документов и регистров, подписанных электронной подписью. Подробнее об этом читайте здесь.

   Сейчас применению и хранению ключа ЭЦП стоит уделить особе внимание. Нередко ключ ЭЦП, например, руководителя хранится без соблюдения должных мер безопасности. А в удаленном режиме работы, когда роль ЭЦП возрастает, доступ к ключу подписи тем более должен быть ограничен во избежание злоупотреблений.

   В электронный формат возможно перевести и процедуру согласования документов. Вам поможет в этом сервис системы ГАРАНТ "Экспресс Согласование".

5. Правильно организовать рабочий график с использованием специальных ресурсов

   Если учреждение продолжает работу, то даже на "удаленке" никуда не исчезает необходимость проведения совещаний, планёрок и тому подобных служебных мероприятий. Конечно, придется изменить и их формат. В рабочий график могут быть включены видеоконференции с применением таких инструментов, как Skype, Zoom и т.п. Такая организация совещания гораздо эффективнее множества перекрестных звонков по телефону и менее затратна по времени.

   Кстати, внутреннюю связь с рабочих телефонов целесообразно переадресовать на сотовые телефоны сотрудников – это позволит не пропустить важный звонок от вышестоящих органов, контрагентов и пр.

6. Удаленная работа может повлечь ранее не предусмотренные расходы

   Ответы экспертов компании "Гарант" на наиболее проблемные бухгалтерские вопросы, возникающие в рамках борьбы с COVID-19

   Переход на дистанционную работу неизбежно приводит к увеличению расходов сотрудника на сотовую связь и интернет. Возможно локальным актом установить компенсационные выплаты на возмещение части стоимости телефонных переговоров и потребленного интернет-трафика.

   Еще одна статья расходов может возникнуть в случае необходимости привлечения курьеров для передачи оригиналов документов в тех случаях, когда требуется документ с "живой" подписью и/или печатью. Убедитесь, что подобные расходы предусмотрены плановыми документами.

7. Контроль в сети – элемент оценки эффективности работы сотрудника на "удаленке"

   Переход на дистанционный формат работы не позволяет как раньше оценивать работу сотрудников на предмет достижения показателей, являющихся основанием для выплаты премии, иных стимулирующих выплат. Но и безосновательно назначать премии тоже нельзя. Поэтому к процедурам контроля эффективности дистанционной работы сотрудников нужно отнестись особенно внимательно. Во-первых, сами критерии оценки эффективности работы стоит пересмотреть, ведь на "удаленке", как минимум, изменились временные затраты на обработку учетной информации. Во-вторых, стоит обратить внимание на специальные ресурсы – помощники в осуществлении контроля за использованием рабочего времени. Такие программы позволяют определять не только активность работника в сети, но и чем конкретно и в какое время он занимается.

8. Безопасность и сохранность передачи данных придется усилить

   Периодичность создания резервных копий без данных, установленную в учреждении, при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных. Ведь архивировать теперь нужно и новые массивы информации – видеоконференции, совещания, электронные согласования, переписку и т.д.

   Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного использования.

   Конечно, все это следует осуществлять во взаимодействии с IT-специалистами.

9. Надомная работа не должна препятствовать повышению уровня квалификации!

   От бухгалтера всегда требуется высокий уровень профессионализма вне зависимости от того, работает ли он в офисе или на дому. Не зря ведь профессиональный стандарт "Бухгалтер" предусматривает регулярное повышение квалификации.

   В период надомной работы сделать это дистанционно позволит просмотр бесплатных интернет-семинаров и видеоуроков. Кроме того, быть в курсе всех самых важных новшеств поможет новостная лента портала ГАРАНТ.РУ и системы ГАРАНТ.