2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?

cla1978 / Depositphotos.com

Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.

Какие опасности таит в себе 2020 год?

На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо "23.08.2019" указывают "23.08.19". Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо "21.01.20" получится дата "21.01.2016". Такая "поправка" может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).

Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?

Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
• словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016). 

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора "задним числом")? Узнайте из материала "Дата и место заключения гражданско-правового договора" в "Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки" системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:

(Регламент) Утвержден
приказом АО "Профи"
от 5 февраля 2020 г. № 82

(Правила) Утверждены
приказом АО "Профи"
от 5 февраля 2020 г. № 83

Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).

Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в "шапке" документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17. 

***

Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.