На что обратить внимание централизованной бухгалтерии в связи с изменениями в законодательстве: 5 важных моментов

pressmaster / Depositphotos.com

Среди многочисленных законодательных новшеств и поправок для организаций бюджетной сферы немало таких, которые влияют на деятельность централизованных бухгалтерий. Расширяется и само применение механизма централизации, когда в едином центре учета и отчетности сосредоточены основные функции по ведению бюджетного учета и формированию отчетности для всех участников бюджетного процесса отрасли / муниципалитета/ региона.

В таких условиях централизованной бухгалтерии важно быть в курсе всех изменений, касающихся организации ее деятельности и выполняемых ею функций. Основные моменты, на которые ЦБ стоит обратить внимание уже сейчас:

1. Согласно Бюджетному кодексу РФ ведение бюджетного учета и составление бюджетной отчетности являются бюджетными процедурами, частью бюджетных полномочий ПБС. Соответственно, регулирование и организация этих процедур входят в компетенцию финансового органа. И именно финорган вправе решать, каким образом будет организовано ведение бюджетного учета и составление отчетности в субъекте РФ/ муниципальном образовании. Это может быть реализовано путем распределения соответствующих полномочий между учреждениями-ПБС, либо путем внедрения централизованной модели, например, посредством организации центра бюджетного учета и отчетности при финоргане публично-правового образования.

В этой связи в Закон о бухучете была внесена поправка о том, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов в организациях бюджетной сферы должны осуществляться, в том числе с учетом положений бюджетного законодательства. Как было отмечено заместителем директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России С.В.Сивец на нашем интернет-семинаре, в БК РФ также планируется предусмотреть соответствующую норму, закрепляющую полномочия по организационно-техническому регулированию бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности за финорганом, а не за руководителем казенного учреждения.

2. Ну а пока в положения Бюджетного кодекса, позволяющие казенным учреждениям передать централизованной бухгалтерии полномочия по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности, внесена другая существенная поправка: теперь передать указанные полномочия КУ может только по согласованию с ГРБС, в ведении которого оно находится.

Нормативные акты не устанавливают особенностей заключения соглашения о передаче полномочий в этой ситуации. Но, так или иначе, очевидно, что согласование с ГРБС должно быть выражено в письменной форме.

3. Следует понимать, что при передаче бюджетных полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии казенное учреждение передает с ними и ответственность за их организацию. Руководитель КУ в таком случае уже не будет нести ответственность в случае выявления нарушений порядка ведения учета или формирования отчетности. А вот в отношении автономных и бюджетных учреждений централизация учета не снимает ответственности с руководителя – даже если ведение учета и составление отчетности передано по соглашению в ЦБ, ответственность за достоверность представления финансового положения учреждения, финансового результата его деятельности и движения денежных средств единолично несет руководитель учреждения.

4. Согласно Закону о бухучете бухгалтерская/ бюджетная отчетность считается составленной после подписания ее руководителем учреждения. СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" и Инструкциями №№ 191н и 33н редусмотрено, что отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, а также руководителем и бухгалтером-специалистом ЦБ.

Однако на сегодняшний день не все формы бюджетной отчетности казенного учреждения, утвержденные Инструкцией № 191н, содержат строки для подписей должностных лиц ЦБ. Так, например, отсутствуют они в Справке (ф. 0503125), Отчете (ф. 0503127) и Пояснительной записке (ф. 0503160) .

Минфин планирует внести соответствующие изменения в отчетные формы и до внесения указанных поправок допускает самостоятельное дополнение форм отчетности строкой с наименованием должности "руководитель централизованной бухгалтерии".

Кроме того, при передаче ЦБ полномочий по ведению учета и составлению отчетности казенного учреждения следует отразить в Пояснительной записке (ф. 0503160) следующую информацию:

• о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета иной организации – централизованной бухгалтерии на основании договора / соглашения с указанием их реквизитов;
• информацию об исполнителе централизованной бухгалтерии, составившем бухгалтерскую отчетность.

5. Согласно обновленной редакции СГС "Концептуальные основы..." в случае централизации учета на ЦБ возложена обязанность по формированию Единой учетной политики, основные положения которой должны быть раскрыты на официальном сайте централизованной бухгалтерии. В связи с этим Стандарт дополнен требованиями к формированию Единой учетной политики при централизации учета. В целом они идентичны положениям СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", предусмотренным для локального акта учреждения.

При формировании Единой учетной политики важно предусмотреть так называемую "дату отсечения" - последний срок, когда первичные документы могут быть приняты бухгалтером для регистрации в учете. Разумно, если "дата отсечения" будет как минимум за 5 дней до даты представления отчетности, - это позволит успеть обработать поступившие документы и не опоздать с отчетностью.

Вероятно, скоро подобная норма появится в СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" или в Инструкции № 157н. А пока целесообразно в графике документооборота закрепить предельные сроки передачи документов, а в соглашении о передаче полномочий – нормы об их неукоснительном соблюдении. Это позволит ЦБ впоследствии не нести административную ответственность за нарушения в учете и отчетности вследствие несвоевременного представления первичных документов. Напомним, что такое нарушение теперь считается грубым и наказывается административным штрафом от 15 000 до 30 000 руб.

Важный момент: в данном случае речь идет о Единой учетной политике в целях бухгалтерского учета, и к ней не относятся документы, устанавливающие учетную политику для целей налогообложения. На это указал Минфин в письме от 29 августа 2019 № 02-07-10/66535. Следовательно, учетная политика в целях налогового учета должна быть индивидуальной для каждого учреждения и формироваться с учетом специфики оказываемых услуг/ выполняемых работ, системы налогообложения, применяемой в рамках приносящей доход деятельности, и т.п.