Трудовая книжка, униформа: применять ли ККТ при возмещении сотрудниками расходов?

peshkova / Depositphotos.com

Достаточно часто работники возмещают работодателю понесенные им расходы. Это могут быть, например, расходы на приобретение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, за услуги связи, потребленные работником в личных целях, или стоимость выданной ему форменной одежды. И при осуществлении таких расчетов у работодателя возникает вопрос: нужно ли выдавать сотруднику чек ККМ?

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (Закон о применении ККТ) обязывает все организации, включая государственные и муниципальные учреждения, использовать контрольно-кассовую технику при осуществлении расчетов, за исключением установленных случаев. При этом под расчетами понимаются операции , поименованные в этом Законе, в частности:

• прием/получение и выплата денежных средств наличными деньгами и/или в безналичном порядке за товары, работы, услуги, а также в виде предварительной оплаты и/или авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и/или авансов либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Форменная одежда выдается сотруднику в личное пользование для выполнения им служебных или должностных обязанностей. То есть, возмещая работодателю стоимость униформы, сотрудник, по сути, выкупает ее у организации. Поэтому при возмещении стоимости форменной одежды, в том числе, путем удержания соответствующей суммы из зарплаты работника, организация обязана применять контрольно-кассовую технику.

А вот возмещение работником расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки или вкладыша в нее не относится к расчетам для целей Закона о применении ККТ и не требует выдачи сотруднику кассового чека. Ведь в данном случае не имеет места реализация товара – согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.