(1).jpg)
6 ключевых задач кадровика до конца 2021 года
В марте 2022 года Трудовой кодекс сильно изменится: именно тогда вступит в действие обновленный раздел Х по охране труда. В законе закрепят оценку профессиональных рисков, самообследование, учет микротравм, запретят работу в опасных условиях труда. И к этому надо готовиться уже сейчас. Но и без этого у работодателей много дел. Во-первых, к концу года надо закрыть немало важных проектов. Причем не только внутренних, но и обязательных, например, составить график отпусков. Во-вторых, в этом году принято много других поправок в ТК РФ, которые начнут действовать уже с января будущего года. А значит, на проверку документов и необходимые исправления осталось чуть больше месяца. Иначе – можно ждать штрафов от надзорных органов. На чем сейчас надо сосредоточить основное внимание работодателям?
Задача № 1: оформить график отпусков
График отпусков является неотъемлемой частью трудовых отношений. Периоды отпусков на год надо утвердить не позднее, чем за 2 недели до нового года, о чем напоминает ст. 123 ТК РФ. В этом году это необходимо сделать до 17 декабря включительно. Причем при составлении нужно учесть мнение профсоюза, если он есть. И это потребует времени.
Задача № 2: проверить накопившиеся отпуска
Между тем, во многих компаниях графика отпусков нет, сотрудники отдыхают по согласованию с начальником: попросил, одобрили, ушел в отпуск. Это неправильно. Прежде всего, отсутствие графика – нарушение ТК РФ, из-за которого можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Часто не соблюдаются и дополнительные правила, например, оплатить отпускные за 3 дня до отдыха. А самое опасное: накапливаются "хвосты" – неотгулянные дни. Сотрудники не берут все дни, так как многим хватает январских и майских "каникул", а руководители – не против.
А еще, напомним, сотрудник имеет право взять отпуск в любое удобное время: если компания не выполнила обязанность по составлению графика. И это грозит серьезными санкциями, если "хвосты" увидит инспектор ГИТ или сам сотрудник пожалуется на то, что ему не дают отпуск. В итоге требование отправить всех в отпуск в течение месяца, чтобы закрыть "хвосты", заплатить штраф, а если неотгулянных дней накопилось на 2 года, то грозит и уголовное преследование.
Поэтому до 17 декабря надо закрывать "хвосты". Законных вариантов несколько. Первый – отправить "должников" в отпуск. Если дней много, это проблематично, так как могут пострадать бизнес-процессы. Второй – расторгнуть с работником договор, компенсировать неотгулянные дни, а на следующий день взять его снова. На это не все готовы, так как могут потерять стаж, льготы. Еще один вариант – оформлять отпуск по выходным, если накопилось немного дней. Напомним, в ТК РФ отпуск считается в календарных днях, а выходные – тоже календарные. Хотя представители ГИТ и Минтруда России иногда говорят, что так нельзя (например, письмо Минтруда России от 7 декабря 2018 г. № 14-2/ООГ-9754), закон напрямую это не запрещает, и в нашей практике такие случаи есть.
Задача № 3: правильно выплатить премии и провести индексацию зарплаты
Нередко в конце года проводится индексация зарплаты и повышение окладов. Это две совершенно разные процедуры. Сложность заключается в их юридическом аспекте.
Индексация – требование законодательства, которое все должны соблюдать в качестве ответа на инфляцию (ст. 134 ТК РФ). И в отношении всех сотрудников. Ее периодичность закон не регламентирует, но по общей практике ее проводят раз в год. Повышение зарплаты и выплата премии, в том числе годового бонуса, являются правом, а не обязанностью работодателя. Повысить зарплату можно не всем сотрудникам, и основания могут быть разные, которые установлены в компании: стаж работы, результаты, успешно выполненные задачи и др.
Здесь важно разделить два процесса. Наша рекомендация – сначала повысить зарплаты тем, кому вы планировали это сделать. А через несколько дней оформить и организовать индексацию. Причина такого совета проста: инспекторы ГИТ пристально изучают зарплаты в ходе проверки или после жалобы. И если и то, и другое сделано вместе, задают вопросы: была ли вообще индексация у вас. Соответственно, каждый процесс должен быть оформлен отдельным документом – локальным актом и приказом. А если Положения об индексации в вашей компании еще нет, лучше с этим поторопиться: утвердить и саму индексацию, и порядок ее проведения. Опять же, чтобы у ГИТ не было ненужных вопросов. Да и судебных кейсов по этой теме за последние 2 года стало намного больше (решение Ярославского районного суда от 12 марта 2021 г. по делу № 2-669/2021, решение Печорского городского суда республики Коми от 18 ноября 2020 г. по делу № 2-456/2020, решение Приморского краевого суда от 18 августа 2020 по делу № 21-558/2020, решение Ростовского областного суда от 4 августа 2020 г. по делу № 11-1006/2020).
Задача № 4: подготовиться к переходу на электронные больничные
В соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ с 1 января 2022 года мы переходим на электронные больничные листы, и все бумажные документы уходят в прошлое.
Сотруднику достаточно знать лишь номер больничного и сообщить его по телефону, E-mail или другим способом, чтобы компания приняла документ в оплату. Поэтому надо технически подготовиться к новому формату и сообщить сотрудникам об этом. "Базовым" инструментом будет портал единый портал госуслуг, на котором необходимо зарегистрироваться сотрудникам, если они этого еще не сделали. Информация о номере и дате открытия листа нетрудоспособности будет поступать туда, также ее можно получить и на сайте ФСС России, используя вход от портала госуслуг.
А вот самим работодателям надо поторопиться. Во-первых, определиться с программой, в которой будет вестись учет, например, 1С, выбрать оператора электронного документооборота или установить ЭДО самостоятельно. Узаконить в качестве официального канала корпоративную электронную почту. Также нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с местным отделением ФСС России. А самое главное – оформить усиленную ЭЦП на юридическое лицо (директор или другое доверенное лицо, которое имеет право подписывать документы компании). Без этого обмениваться с фондом документами, принимать и получать отчеты и данные на выплаты – не получится. И времени на это почти не осталось.
Задача № 5: проверить, как настроена передача отчетов в ФСС России
При взаимодействии с фондом нас ждет еще один неприятный сюрприз – новая ст. 15.1 в Федеральном законе от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" , которая начнет действовать с 1 января 2022 года. В соответствии с ней, за недостоверные сведения, которые вы передадите в ФСС России, компанию ждет штраф до 5 тыс. руб. Такой же штраф – за нарушение сроков передачи данных, необходимых для начисления больничного. Поэтому советуем еще раз проверить, как у вас настроена передача отчетов в ФСС России и внести корректировки, если необходимо. С другой стороны, теперь можно включать в страховой стаж работу за рубежом. Условие лишь одно – чтобы у России с этим государством был заключен договор о взаимном учете трудового стажа.
Задача № 6: зарегистрироваться на портале "Работа в России"
С нового года обязательным вновь станет еще один "онлайн-проект" – "Работа в России". Напомню, что в первую волну пандемии его запустили для мониторинга ситуации на рынке труда, а компании попросили размещать на нем вакансии и сообщать о возможных увольнениях и сокращениях. Все это было сделано на основании Постановления Правительства РФ от 12 апреля 2020 г. № 486, но его не продлили, и на данный момент компании не обязаны там ничего размещать.
Но 28 июня 2021 года приняли Федеральный закон № 219-ФЗ "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации" и статью 21 Федерального закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации". Передача данных на портал "Работа в России" снова становится обязательной. Теперь он официально именуется Единая цифровая платформа в сфере занятости. И с 1 января на этой платформе надо будет ежемесячно размещать все имеющиеся вакансии, информировать об условиях привлечения работников, а также о специальных местах для инвалидов. А с будущей весны – и сообщать о том, как выполняются квоты по трудоустройству инвалидов. Штрафы за нарушения, конечно, тоже есть – до 5 тыс. руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).
Поэтому мы рекомендуем действовать оперативно, чтобы обезопасить компанию от рисков. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале https://trudvsem.ru/, создать личный кабинет с реквизитами, заполнить всю информацию и нажать кнопку "Подать сведения". Правда для этого нужно, чтобы у компании была карточка на портале госуслуг. Но других вариантов не остается, поэтому лучше не медлить. Особенно если учесть, при электронном взаимодействии с госорганами регулярно случаются различные технические сбои. В нашей практике у компании уже было несколько таких случаев за последние 3-4 месяца.
