(1).jpg)
Выплаты "без посредников", или 5 главных нюансов для работодателей в связи с переходом к прямым выплатам из ФСС России
Система прямых выплат – схема, когда сотрудники получают пособия напрямую из ФСС России. Работодатели по сути выступают лишь посредниками: передают в фонд документы для начисления пособий. Ранее система в тестовом режиме работала в нескольких регионах, а с 2021 года к ней подключились все субъекты РФ. По этой схеме работники напрямую получают на счет оплату больничного при болезни или несчастном случае, пособие по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ним и т.д. Выплат через работодателей осталось три: первые 3 дня больничного, пособие на погребение, 4 дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами (Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2020 г. № 2375, Положение об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат)
Кроме того, отменена зачетная система компенсаций. Если компания решит полностью оплатить сотруднику больничный, возместить расходы уже не получится, как это было ранее. Соответственно, нельзя уменьшить на них страховые взносы, даже за первые три дня больничного.
Как работник получает деньги
Организационно схема выглядит так. Сотрудник передает больничный лист в компанию или сообщает номер электронного листа. Могут понадобиться и несколько других документов: реквизиты счета для перевода, медицинские справки (о рождении ребенка и др.) Передать больничный в ФСС России надо не позднее 6 месяцев с даты его закрытия. Если опоздали, придется делать это самому. При этом надо объяснить причину пропуска: если она будет неуважительной, пособие могут не выплатить. Первые три дня больничного работодатель оплачивает самостоятельно: добавит сумму при начислении зарплаты. За остальные дни болезни деньги на счет сотрудника поступят из Фонда. Это может быть зарплатный или другой личный счет человека, карта "Мир" или даже – отправка почтовым переводом. Все зависит от того, какие реквизиты предоставит сам сотрудник. А вот пособия по материнству с 1 июля можно получить только на карту "Мир" (п. 5.5, ст. 30.5 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ "О национальной платежной системе", письмо Банка России от 18 декабря 2020 г. № ИН-04-45/175).
Документальные нюансы
Между тем, вопрос с документами пока урегулирован не до конца. 30 декабря 2020 года Правительство РФ своим Постановлением № 2375 обновило правила предоставления документов для выплаты пособия. Суть новшеств – любой список составляется на основе федеральных законов. Скажем, перечень документов для выплаты больничного предусмотрен ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством". И письменное заявление больше не входит в обязательный перечень.
Однако практика показывает другое. Несколько наших клиентов в процессе работы получили официальные письма от территориальных отделений фонда. ФСС России напоминает, что при наступлении страхового случая работник обязан обратиться в компанию с заявлением о выплате пособия и другими соответствующими документами. Поэтому, чтобы исключить "бюрократические претензии" – отказ в приеме, повторное обращение и др. – я рекомендую компаниям все же получать такое заявление от сотрудников.
Еще один нюанс – по сумме начисления. Сам больничный лист заполняют так же, как и ранее – на основании Приказа Минздрава России от 1 сентября 2020 г. № 925н. Но так как работодатель теперь платит только первые 3 дня, в листке не надо указывать выплату, которое начислит ФСС России, и общую сумму пособия. Иначе могут возникнуть споры из-за страховых взносов, налогов и т.д.
Что делать с больничными листами?
Дело в том, что порядок хранения больничных листов нормативно так и не установлен. Исходя из этого, мы считаем, что работодатель может установить его самостоятельно в локальном акте, но с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", так как медицинская информация о человеке относится к категории особых личных данных.
Для лучшей организации хранения я предлагаю придерживаться 3 правил:
- предусмотреть специальное место для хранения, например, сейф и обеспечить защиту информации, чтобы у посторонних не было доступа;
- назначить ответственного за хранение листов;
- регистрировать поступившие больничные от работников.
Хранить больничные необходимо 6 лет. Именно такой срок установлен для документов, которые нужны для исчисления страховых взносов, в том числе листков нетрудоспособности. Причем отсчет срока лучше вести не с даты закрытия документа, а с 1 января следующего года. Именно такой вывод мы делаем исходя из ст. 21.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Между прочим, п. 681 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) указывает, что срок хранения больничных составляет 5 лет. Но мы все же я рекомендую хранить их на один год больше, иначе перед вами опять возникнет риск – уплаты дополнительных взносов.
