3 новых порядка, которые нужно разработать для дистанционной работы в 2021 году

Елена Кожемякина

Управляющий партнер юридической фирмы BLS

специально для ГАРАНТ.РУ

Новый закон о дистанционном труде, которым внесены изменения в Трудовой кодекс, впервые в нашей истории вводит понятия временной и смешанной удаленки с 1 января 2021 года (Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях", далее – Закон № 407-ФЗ). А еще ее в одностороннем порядке могут ввести работодатели при чрезвычайных обстоятельствах в стране. 

Существенно обновляется гл. 49.1 ТК РФ. В частности, изменяются ст. 312.2-312.5, а к ним еще добавляются новые ст. 312.6-312.9. 

На первый взгляд кажется, что это не новшество. Семь лет с принятия Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" постоянные дистанционные сотрудники вполне себе взаимодействовали со своими начальниками. Однако есть два больших "но". Во-первых, нельзя забывать судебную практику, которая часто складывалась не в пользу работодателей. 

Суть этих и других подобных дел (например, решение Новосибирского районного суда Новосибирской области название суда № 2-1551/2019 2-1551/2019~М-337/2019 М-337/2019 от 26 июня 2019 г. по делу № 2-1551/2019, апелляционное определение Курганского областного суда от 11 июня 2015 г. по делу № 33-1534/2015) в том, что работодатель не закреплял в документах дополнительные правила общения с сотрудниками, а затем выносил взыскание или увольнял. Сотрудник обращался в суд на незаконное увольнение, так как то, что его наказали, нигде не описывалось и его с этими правилами не знакомили. В таких ситуациях суд обычно встает на сторону работника. 

Во-вторых, если вовремя не скорректировать документальный фонд, новые форматы удаленки могут и усложнить практику. Поводов для этого у сотрудников стало больше. Например, дополнительных оснований для увольнения удаленных сотрудников осталось всего 2.

Порядок взаимодействия

Самое главное, что требует новый Закон № 407-ФЗ – установить порядок взаимодействия работодателя и сотрудника. Этому в новой версии гл. 49.1 ТК РФ посвящена обновленная ст. 312.3. И оформить такой порядок – самая большая и важная часть задачи при внедрении дистанционного труда. И касается она каждой компании: даже если "полевых" работников у вас нет, к временной дистанционной работе вы должны быть готовы. 

Почему это важно? Скажем, вы попросили работника, например, в период пандемии, приехать на совещание, а он отказался. Если правил на этот счет в компании нет, то применять взыскания в таком случае я рекомендую. В первую очередь, потому что такой обязанности в договоре (соглашении) с работником указано не было, то и выполнять он ее не обязан. Следовательно, санкции к нему можно считать незаконными, и он легко может оспорить это в суде.

Именно для таких случаев важно установить, когда можно вызывать на работу, во сколько необходимо предоставлять отчет и т.п. И для этого вам потребуется отдельный локальный акт. Он-то и зафиксирует, что вы можете требовать от работников, и что они обязаны делать.

При этом срок принятия данного документа в законодательстве не установлен, поэтому в буквальном прочтении ст. 312.3 ТК РФ в новой редакции, можно сделать заключение, что с 1 января все должно быть организовано уже по новым правилам. Возможно, введут какой-то переходный период, но пока это не сделано. 

Порядок обмена информацией

Второе правило, которое надо установить, – обмен информацией. И у этой "монеты – две стороны". На одной из них – новая зона риска из-за средств работы. Раньше таким средством считался только Интернет, теперь добавляются еще "сети связи общего пользования". На основании ст. 13 и ст. 57 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ "О связи", а также, например, такой сетью считается, в том числе телефон. Представьте, сотрудник говорит, что у него нет Интернета, но он может рассказать о работе за день по телефону, и это не нарушает закон.

С другой стороны, это новая возможность для работодателей. Ранее закон разрешал для "полевых" сотрудников использовать лишь усиленную электронную подпись. Теперь для текущих процессов можно применять и простую ЭЦП – ознакомление с приказами, ЛНА, получение заявлений и т.д. А это 90% всех трудозатрат HR. Внедрить же простую электронную подпись – дело и недорогое, и быстрое. Иначе говоря, изменение документального фонда на основании нового Закона № 407-ФЗ вместе с введением ЭЦП – даст и максимум пользы, и решит большинство проблем.

Порядок возмещения расходов

Компенсации всегда считались одним из самых сложных вопросов. Касается это и удаленной работы. В частности, на основании новой ст. 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает сотрудника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации. Но он может использовать и свою технику, а компания выплачивает ему компенсацию. В принципе это стандартное условие, применяемое в законодательстве. Проблема в том, что нигде не описаны "рамки возмещения".

Приведу в пример два вопроса наших клиентов. В первом случае сотрудник попросил компенсировать ему расходы на электричество, так как плата за эту коммунальную услугу выросла из-за того, что работает дома. Отвечать ли на такую "просьбу" – работодатель определяет сам, так как закон это не фиксирует. Компания может пойти навстречу или запросить для сравнения расходы электричество за определенный период, или отказаться – если не готова делать. В любом случае, решение надо зафиксировать документально. Во второй ситуации работник потребовал, чтобы ему купили мебель, компьютер и принтер, чтобы он мог трудиться удаленно. В этом случае решение также остается за компанией, если она готова максимально обеспечить всех – почему бы и нет? Но надо прописать рамки такого обеспечения и учесть на будущее, чтобы сотрудники не начали этим манипулировать и требовать все больше и больше. Кто-то из работодателей готов идти навстречу таким просьбам, но у всех разные возможности. Именно поэтому очень важно прописать, чем вы обеспечиваете, сколько и как компенсируете и т.д. И закон уточняет, что это правило необходимо указать в коллективном договоре и локальном акте о взаимодействии с удаленными сотрудниками.

Время взаимодействия

Еще один немаловажный аспект – это время взаимодействия руководителя и сотрудника. Оно стало новеллой законодательства, которую совсем не ждали. Теперь это время считается рабочим, согласно ст. 312.4 ТК РФ нормы. Более того, в законе есть и еще одно "подозрительное" уточнение. Если вы не зафиксируете рабочее время сотрудника, он может сделать это по своему усмотрению. 

Например, руководитель звонит работнику в 17:10, а тот отвечает, что работал до пяти. Продолжить разговор он готов, но это должно оплачиваться, как сверхурочная работа в соответствии со ст. 97 ТК РФ. А исходя из этого можно задать себе другой вопрос: в какое время мы звоните работнику и будете ли это делать, например, в 21:00? Чтобы ответ был в правовой плоскости, но при этом четко регулировал рабочее время и отдых, и нужно описать это в документах.

Местность выполнения работы

Когда работник в офисе, вы спокойны, а если он на удаленке, "беспокоиться" не разрешает ТК РФ. Требовать от него сидеть по адресу прописки мы не можем, значит – дома он, на море или в другом государстве – неважно. Однако с принятием нового закона именно это стало важным. Особенно, если мы говорим о временном дистанционном труде. Конечно, учитывать ли это – ваше право, никто не запрещает давать максимум свободы. Но для управления сотрудником желательно понимать определенные границы. Так, у одного из наших клиентов два сотрудника на временной удаленке уехали в Европу. Их попросили приехать в офис, но они отказались: во-первых, в договоре не было такого требования, а во-вторых, эта страна временно закрыла свои границы. Компания сначала хотела их уволить за прогул, но мы рекомендовали этого не делать – так как у дистанционного сотрудника нет прогула, во-первых, а во-вторых, что именно сотрудники нарушили, если такой обязанности в дополнительном соглашении к договору, который был заключен в начале пандемии, не было? В итоге компания отказалась от санкционных действий, но мы предложили уточнить дополнительные соглашения с удаленными сотрудниками, в которых прописать обязанность приезжать в офис по вызову, а также за сколько необходимо предупреждать об этом и иметь возможность приехать в течение 2 дней.

Наконец, местность важна еще по одной причине. Раньше дополнительные основания для увольнения можно было прописать в трудовом договоре, и иногда указывалось до 30 таких оснований, например, за повторную грубость в течение недели на встрече с клиентами, за несогласованное отклонение от маршрута следования более чем на 100 км, в связи с отсутствием у компании объемов работы в данном в регионе в ближайшие 6 месяцев и т. п. Новый закон оставил лишь 2 причины: невыход на связь в течение 2 дней без уважительной причины и переезд в другое место, если из-за этого нельзя выполнять обязанности. Именно этот нюанс важно учесть, оформляя документы о дистанционной работе.

*** 

Увы, многие до сих пор уверены, что по умолчанию имеют право контролировать сотрудников на удаленке. Но это можно делать лишь в рабочее время и на рабочей территории. Люди вне офиса изначально находятся в других условиях. А в итоге работодатели теряют управление и не могут даже вынести замечание за невыполнение обязанностей. Именно для этого и нужен порядок взаимодействия с сотрудниками. Он не только закроет риски в спорных ситуациях, но и позволит выстроить эффективное общение с удаленными сотрудниками, в том числе с меньшими трудозатратами.