Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 июня 2008 г. N 03-03-06/1/346

Даны разъяснения по вопросу документального подтверждения расходов организации на служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер (в целях учета таких расходов при налогообложении прибыли).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: наименование и дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи этих лиц.
Таким образом, самостоятельно утвержденные организацией формы первичных учетных документов, типовые формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержащие перечисленные реквизиты, могут служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером работы сотрудников.