Сотрудники организации работают в обособленных подразделениях. В другом населенном пункте находится основное подразделение. Раз в месяц работники приезжают в основное подразделение для сдачи отчетов, получения материальных ценностей. Командировка не оформляется. Разъездной характер работы не установлен. Сотрудники сдают по авансовому отчету проездные билеты, стоимость которых возмещается учреждением. Должно ли условие о возмещении стоимости билетов быть включено в коллективный договор? Как производить возмещение - по авансовому отчету или на основании приказа руководителя?

Трудовым кодексом РФ регулируются случаи выполнения работником той или иной работы не по месту работы, указанному в трудовом договоре, а в служебных поездках: в командировке, при разъездном или подвижном характере работ, в пути.
Как следует из информации, содержащейся в вопросе, работники выполняют трудовую функцию в обособленных подразделениях, также они приезжают для сдачи отчетов, получения материальных ценностей в основное подразделение, которое находится в другой местности.
Следовательно, такие поездки работников должны быть оформлены либо как командировка, либо работникам следует установить определенный характер работы - разъездной.
В этой связи отметим следующее.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (часть первая ст. 166 ТК РФ).
В п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), уточнено, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если такое подразделение находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Очевидно, что и поездка в основное подразделение для работника, постоянным местом работы которого является обособленное подразделение, тоже будет командировкой.
При этом согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Работникам с разъездным характером работы работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (часть первая ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и могут также устанавливаться трудовым договором (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ).
В перечисленных документах определяется размер суточных*(1), указывается перечень документов, которые работник должен представить для подтверждения расходов, закрепляется порядок согласования с работодателем дополнительных затрат во время поездок, фиксируются способ и сроки выдачи аванса на расходы и сроки возмещения неавансированных расходов, предусматривается срок представления авансового отчета, решаются другие не урегулированные императивно нормативными правовыми актами вопросы, возникающие в связи со служебными поездками.
Исходя из положений части второй ст. 168.1 ТК РФ, перечень должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Согласно части второй ст. 57 ТК РФ если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке должно быть отражено в трудовом договоре (смотрите также письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).
Таким образом, работодателю при установлении работнику разъездного характера работы необходимо выполнить следующие требования:
- обеспечить наличие должности работника в соответствующем перечне;
- включить в трудовой договор работника условие о разъездном характере работы.
Трудовое законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы.
Работа разъездного характера может предполагать исполнение трудовых обязанностей как на чужой для работодателя территории, так и на контролируемых им объектах. Ключевой признак разъездной работы, как следует из самого ее названия и из содержания ст. 168.1 ТК РФ, заключается в необходимости для работника постоянно совершать служебные поездки с целью выполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому правильнее определять разъездную работу как трудовую функцию, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому. Такую формулировку можно встретить в ответах, опубликованных на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3, вопрос-ответ 4). Пусть и не в самом определении, но в целом по тексту упомянутых выше писем чиновников также четко прослеживается мысль о том, что разъездной характер работы устанавливается тем работникам, чья трудовая функция предполагает постоянную работу в разъездах, постоянное перемещение в пределах обслуживаемых участков.
Обращаем внимание, что если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки (смотрите также письма Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185 и от 17.11.2017 N 14-2/В-1012).
Наличие разъездного характера в работе с эпизодическими поездками с целью выполнения конкретного поручения не прослеживается (смотрите определения Тульского областного суда от 17.08.2017 N 33-2334/2017, Московского городского суда от 12.02.2018 N 33-1444/2018, ответ 1, ответ 2 специалистов Роструда). Постоянный характер разъездов означает регулярность перемещений в пределах обслуживаемой территории, но не непрерывность. Поэтому разъездной характер работы может быть установлен и работникам, которые в течение дня совмещают офисную работу с разъездами, и работникам, которые совершают служебные поездки не каждый день. Такой подход находит свое отражение и в правоприменительной практике (определение Второго КСОЮ от 15.03.2022 N 8Г-3316/2022, постановление АС Поволжского округа от 05.04.2018 N Ф06-31031/18, определение Новосибирского областного суда от 01.02.2018 N 33-988/2018, ответ 1, ответ 2 Роструда).
Заметим, что ввиду отсутствия нормативного регулирования этого вопроса, какого-либо четкого критерия, по которому можно было бы судить о постоянном либо эпизодическом характере служебных поездок, нет. В любом случае выбор между установлением разъездного характера работы и оформлением каждой поездки как командировки в отношении каждой конкретной трудовой функции в зависимости от затрачиваемой на разъезды доли рабочего времени делает работодатель (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда)*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

1 декабря 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то выплачивать суточные работодатель не обязан. Суды не усматривают противоречия закону в таких положениях локальных нормативных актов, согласно которым работникам, чья постоянная работа носит разъездной характер, выплата суточных не производится, если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения позволяют ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства (определения Нижегородского областного суда от 24.05.2022 N 33-5734/2022 *(2) Владимирского областного суда от 05.04.2022 N 33-963/2022, Московского городского суда от 12.04.2021 N 33-14961/2021, Самарского областного суда от 29.10.2019 N 33-13195/2019). Аналогичным образом консультируют специалисты Роструда (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3).
Также отметим, что в соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. По смыслу этого определения и норм ст. 168.1 ТК РФ обязательный к выплате размер компенсации при разъездном характере работы обусловлен размером фактических затрат работника, связанных со служебными поездками. Если в течение определенного периода работник никуда по работе не ездил либо во время служебной поездки не понес никаких расходов (например, работник отправился в поездку на служебном автомобиле и в тот же день вернулся обратно), то и компенсировать ему работодатель ничего не должен.
*(2) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. Понятие и основные признаки разъездного характера работы.