В компании введен электронный документооборот. Существует приказ о внедрении электронного документооборота, положение об использовании простой электронной подписи, заключены соглашения об электронном взаимодействии со всеми работниками, разработаны и внедрены все необходимые процедуры. Можно ли утверждать/подписывать внутренние локальные акты (процедуры, рабочие инструкции, приказы, распоряжения и т.п.) электронной цифровой подписью, или они должны быть обязательно в бумажном варианте?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Внутренние локальные акты (процедуры, рабочие инструкции, приказы, распоряжения и т.п.), для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью, за исключением акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Обоснование вывода:
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Порядок введения электронного документооборота и взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ, применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Таким образом, внутренние локальные акты (процедуры, рабочие инструкции, приказы, распоряжения и т.п.), для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, апломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью, за исключением трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. При этом работодателем должны быть соблюдены требования действующего законодательства, касающиеся порядка оформления, хранения, передачи документов, составленных в электронном виде, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

5 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.