Существуют ли сроки обязательного перехода на электронный документооборот (ЭДО) в кадровом делопроизводстве? Можно ли переводить в электронный вид часть документов (без соблюдения норм Федерального закона от 22.11.2021 N 377-ФЗ)? Есть ли алгоритм перехода на ЭДО?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Сроков перехода на кадровый электронный документооборот (далее - ЭДО) законодательством не установлено. Состав кадровых документов, подлежащих переводу в электронный вид, определяет работодатель в локальном нормативном акте.

Обоснование вывода:
1. 22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", который вносит изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) в части регулирования электронного кадрового документооборота.
Закон дополняет ТК РФ новыми статьями 22.1-22.3, в которых устанавливаются возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде. Положения данных статей применяются к документам, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, за исключением:
- трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности;
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении работника;
- документов о прохождении работником инструктажей по охране труда.
Согласно ст. 22.2 Трудового кодекса РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Это означает, что переход на электронный документооборот не является обязательным для работодателя.
Работодатель вправе принять решение о переходе на электронный документооборот путем издания локального нормативного акта с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а работник - вправе отказаться от перехода на электронный документооборот путем подачи заявления в срок, установленный локальным нормативным актом работодателя.
Отсутствие согласия работника признается отказом работника от взаимодействия посредством электронного документооборота. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем. Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 г. отсутствует трудовой стаж.
Сроков перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. Работодатель самостоятельно определяет необходимость перехода на ЭДО и сроки.
Сам закон вступил в силу 22 ноября 2021 г., однако для некоторых норм сроки вступления в силу определены иначе:
- единые требования к составу и форматам электронных документов, установленные Минтрудом, применяются с 1 марта 2023 года;
- нормы о взаимодействии платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя с порталом "Госуслуги" применяются с 1 сентября 2022 года;
- для участников эксперимента по кадровому электронному документообороту нормы закона применяются с 16 ноября 2021 года, при этом работодатели - участники эксперимента, принявшие решение о продолжении осуществления электронного документооборота по окончании эксперимента, обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота, до 1 июля 2022 г.
2. Согласно ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который содержит в том числе перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
Таким образом, состав кадровых документов, подлежащих переводу в электронный вид, определяет работодатель в локальном нормативном акте. Это могут быть все кадровые документы, за исключением тех, которые указаны в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, либо только часть документов.
3. В системе ГАРАНТ имеются советы специалистов по организации перехода на кадровый ЭДО в организации*(1).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Иванова Инна

Ответ прошел контроль качества

30 января 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, например:
- Электронный документооборот в трудовых отношениях - Специально для системы ГАРАНТ, 2021 г.;
- Кадровый электронный документооборот - 2021: ответы на частые вопросы (журнал "БУХ.1С", N 10, октябрь 2021 г.) (смотрите вопрос: Планируем перейти на кадровый ЭДО. Что для этого нужно сделать?).