По договору перевозки транспортная компания осуществляет перевозку материалов, принадлежащих организации-заказчику, со склада на объект. Каков порядок документального подтверждения понесенных организацией-заказчиком расходов на оплату перевозки?

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся, в том числе, транспортные услуги, выполняемые сторонней организацией (или индивидуальным предпринимателем) по перевозкам грузов структурным подразделениям (перемещение материалов, инструментов и т.п.).
Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Отражение информации о ведении хозяйственной деятельности в организации регулируется нормами Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).
Согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Порядок заключения договора перевозки грузов регулируется главой 40 ГК РФ. Согласно п. 1 ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза сопровождается выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом) (п. 2 ст. 785 ГК РФ).
О необходимости составления транспортной накладной также говорится в ст. 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее - Устав), которая, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем.
Аналогичная норма содержится и в п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (далее - Правила, Постановление N 272), в котором указывается, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем по установленной форме (приложение 4 к Правилам).
Форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются Правилами перевозок грузов (п. 2 ст. 8 Устава). Груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается, за исключением груза, указанного в части 1 ст. 18 Устава (п. 3 ст. 8 Устава).
Отметим, что частью 1 ст. 18 Устава предусмотрено, что перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляются транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования, заключаемого в письменной форме. При этом, если иное не предусмотрено соглашением сторон, договор фрахтования, указанный в части 1 ст. 18 Устава, заключается в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки груза. Реквизиты и порядок заполнения такого заказа-наряда устанавливаются правилами перевозок грузов.
Таким образом, в случае, когда доставку материалов на объект осуществляет перевозчик на основании заключенного договора перевозки, составление транспортной накладной обязательно.
Кроме того, с вступлением в силу Постановления N 272 не было отменено применение товарно-транспортной накладной (типовая межотраслевая форма N 1-Т (далее - ТТН) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78)).
ТТН относится к первичным учетным документам, которыми оформляются хозяйственные операции и на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
Обязанность составления ТТН установлена в п. 1.2 и п. 2 Постановления N 78, согласно которым все юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, должны использовать ТТН.
При этом в п. 2 инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином СССР, Госбанком СССР, Центральным статистическим управлением при Совете Министров СССР, Минавтотранспортом РСФСР от 30.11.1983 NN 156, 30, 354/7, 10/998 (далее - Инструкция), указано, что перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной ТТН.
Пунктом 6 Инструкции установлено, что ТТН является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
Согласно Указаниям по применению и заполнению ТТН, утвержденным Постановлением N 78, ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом и состоит из двух разделов:
- Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
- Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Таким образом, исходя из вышеизложенного считаем, что при заключении договора перевозки (перевозка материалов на объект) наряду с транспортной накладной Вашей организации для подтверждения расходов следует иметь в наличии и товарно-транспортную накладную.
Аналогичное мнение изложено в письме Минтранса России от 20.07.2011 N 03-01/08-1980ис, а также в разъяснениях Минфина России (письма от 27.02.2012 N 03-03-06/1/99, от 27.02.2012 N 03-03-06/1/105, от 02.09.2011 N 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/499, от 16.08.2011 N 03-03-06/1/487).
Следует отметить, налоговые органы в письме ФНС России от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@ (текст которого был официально опубликован) указали на то, что налоговый кодекс для подтверждения в целях исчисления налога на прибыль расходов организации на перевозку грузов, в том числе автомобильным транспортом, не устанавливает обязанности наличия обоих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ. В этой связи документом, подтверждающим в целях налогообложения прибыли факт осуществления затрат на перевозку грузов автомобильным транспортом, может быть любой из двух документов, оформленный в соответствии с законодательством РФ: либо ТТН, либо транспортная накладная.
При этом контролирующие органы и ранее разрешали для подтверждения транспортных расходов использовать один из рассматриваемых документов (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 27.09.2011 N 16-15/093512@, от 29.08.2011 N 16-15/083462@, от 01.11.2011 N 16-15/105706@).
Следует отметить, что факт оказания услуг транспортной компанией можно подтвердить документом, содержащим сведения о виде, характере и объеме оказанных услуг. Таким документом может быть акт приемки-передачи оказанных услуг, форма которого не является унифицированной формой первичной учетной документации. Поэтому организация, оказывающая услуги, вправе самостоятельно разработать и применять форму такого документа, что также должно быть предусмотрено условиями договора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Бабинцев Алексей

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

9 октября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.