Как правильно заполнить справку по форме 2-НДФЛ (разделы 3-5) при приеме на работу в середине года сотрудника, который уже имел доходы в этом году и представил справку по форме 2-НДФЛ с прежнего места работы? Нужно ли в п. 5.1 "Общая сумма дохода" отражать сумму дохода с прежнего места работы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В справку по форме 2-НДФЛ должны включаться доходы, выплаченные сотруднику только на Вашем предприятии.

Обоснование вывода:
Организация, выплачивающая доход физическому лицу, является налоговым агентом, и на нее возлагается обязанность по исчислению, удержанию у налогоплательщика и уплате в бюджет суммы налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Согласно п. 2 ст. 226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам (в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ), начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
При оформлении сведений о доходах физических лиц следует руководствоваться положениями п. 2 ст. 230 НК РФ. В соответствии с данной нормой организации, являющиеся налоговыми агентами, представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за налоговый период и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ.
Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ утверждены форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год", рекомендации по ее заполнению и справочники. Согласно абз. 2 раздела I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год" (далее - Рекомендации) справка по форме 2-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
В соответствии с абз. 4 раздела I Рекомендаций справки по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента.
Следовательно, в разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ "Доходы, облагаемые налогом по ставке ___%" отражаются сведения о доходах, полученных от данного налогового агента, который выплачивал физическому лицу в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода.
Таким образом, Ваша организация, как налоговый агент, обязана представлять в налоговые органы по месту постановки на налоговый учет сведения о полученных физическими лицами доходах только в Вашей организации, а также о суммах НДФЛ исчисленного и удержанного в Вашей организации. Сведения о доходах, полученных физическими лицами от других источников, и соответственно удержанных с таких доходов сумм подоходного налога, представляются теми источниками, которые эти доходы выплачивали.
Обязать налогового агента включать в справку по форме 2-НДФЛ сведения о доходах, полученных по другому месту работы сотрудника, затруднительно также по той причине, что трудовое законодательство не устанавливает для работника обязанности подтверждать при трудоустройстве свои доходы из других источников (в том числе по форме 2-НДФЛ), а работодатель, соответственно, не вправе требовать предоставления таких сведений (документов).

К сведению:
Предоставление справки по форме 2-НДФЛ в рассматриваемой ситуации является необходимым только для предоставления работнику налоговых вычетов по новому месту работы. В случае начала работы налогоплательщика не с первого месяца налогового периода налоговые вычеты, предусмотренные п.п. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются по этому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.
Таким образом, при изменении в течение года места основной работы исчисление НДФЛ по новому месту работы производится исходя из совокупного годового дохода, полученного по прежнему и новому месту работы. В письме ФНС от 30.07.2009 N 3-5-04/1133@ сказано, что без справок по форме 2-НДФЛ можно обойтись, только когда сотрудник впервые заключает трудовой договор либо длительное время не работал и не получал дохода. Подтверждением являются трудовые книжки и письменные объяснительные физического лица.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Надежда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

2 октября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.