При командировке в ДНР какую сумму суточных платить сотрудникам ООО? НДФЛ и страховые взносы

Организация (ООО) заключила договор подряда на прокладку и монтаж ВОК (волоконно-оптических линий связи) по существующим опорам ЛЭП (линия электропередачи), включая внутриобъектные работы на территории ДНР. Для проведения работ в ДНР были командированы сотрудники на служебном транспорте. Гостиницы в ДНР полностью заполнены, в связи с этим съём жилья будет производиться в частном секторе без оформления документов.
Можно ли перечислить работникам суточные в размере 8480 руб. и оплачивать дополнительные расходы, если чеков за проживание не будет? Будет ли облагаться НДФЛ и страховыми взносами разница между 8480 руб. и 700 руб.?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Коммерческая организация, командируя своих работников для выполнения работ по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на территории ДНР (Амвросиевка), возмещает им: расходы на наем жилого помещения не более 7210 рублей в сутки; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) - в размере 8480 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории ДНР; безотчетные суммы с целью компенсации дополнительных расходов, связанных с этой командировкой.

Для этого необходимо подтвердить осуществление работ по договору подряда (которые производятся, как мы поняли, в целях восстановления объектов инфраструктуры) именно на территории "новых" регионов и период нахождения командированных сотрудников на территории ДНР. В ситуации отсутствия кассовых чеков, договора найма и расписки для этого используются документы, подтверждающие использование служебного (личного) транспорта для проезда к месту командирования и обратно, а также служебная записка (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в месте размещения, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия в место размещения и убытия из места размещения, оплату стоимости найма жилого помещения, либо в ином порядке, определяемом правовым актом (приказом, распоряжением) работодателя или уполномоченного им лица.

Суточные, выплаченные сотрудникам, находящимся в командировке на территории "новых" субъектов РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере 8480 рублей. Суточные, выплаченные сверх этой величины, соответственно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

1. В соответствии с частью первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Постановлением Правительства РФ от 28.10.2022 N 1915 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области" установлено, что работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, работникам иных организаций, принимающим непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области, в период нахождения в служебных командировках на территориях указанных субъектов Российской Федерации дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), возмещаются в размере 8480 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке (подп. "б" п. 1 Постановления N 1915). Финансовое обеспечение расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в отношении иных организаций, работники которых принимают непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области, - за счет средств соответствующих организаций (п. 6 Постановления N 1915).

В силу подп. "в" п. 1 Постановления N 1915 работодатель вправе выплатить работнику при направлении его в служебную командировку безотчетные суммы с целью компенсации дополнительных расходов, связанных с этой командировкой. Как следует из наименования этих сумм, предоставление по ним отчёта не требуется.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам иных организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение), по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 7210 рублей в сутки. Возмещение расходов по найму жилого помещения при размещении у физических лиц в период пребывания в служебной командировке на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области может подтверждаться распиской или договором оказания услуг, а при отсутствии таких документов - на основании служебной записки (рапорта) и (или) иного документа о фактическом сроке пребывания в месте размещения, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия в место размещения и убытия из места размещения, оплату стоимости найма жилого помещения, либо в ином порядке, определяемом правовым актом (приказом, распоряжением) работодателя или уполномоченного им лица, правовым актом, решением руководителя соответствующего федерального государственного органа или уполномоченного им лица.

Тем самым (и принимая во внимание нормы ст. 1.1, 1.2, 2 и 7.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации") коммерческая организация, командируя своих работников для выполнения работ по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на территории ДНР (Амвросиевка), возмещает им:

- расходы на наем жилого помещения не более 7210 рублей в сутки;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), - в размере 8480 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории ДНР;

- безотчетные суммы с целью компенсации дополнительных расходов, связанных с этой командировкой.

Для этого, на наш взгляд, необходимо подтвердить осуществление работ по договору подряда (которые производятся, как мы поняли, в целях восстановления объектов инфраструктуры) именно на территории "новых" регионов и период нахождения командированных сотрудников на территории ДНР. В ситуации отсутствия кассовых чеков, договора найма и расписки для этого используются документы, подтверждающие использование служебного (личного) транспорта для проезда к месту командирования и обратно, а также служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в месте размещения, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия в место размещения и убытия из места размещения, оплату стоимости найма жилого помещения, либо в ином порядке, определяемом правовым актом (приказом, распоряжением) работодателя или уполномоченного им лица. Эти правила соотносятся с порядком из пп. 7, 11, 14, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (смотрите также письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 о допустимости использования служебной записки). Допускаем, что дополнительно могут быть использованы, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный путь и маршрут следования.

2. В настоящее время суточные, выплаченные сотрудникам, находящимся в командировке на территории "новых" субъектов РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 422 НК РФ, ст. 217 НК РФ) в размере 8480 рублей. Суточные, выплаченные сверх этой величины, соответственно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Кроме того, освобождены от обложения НДФЛ и страховыми взносами выплаты работнику в виде безотчетных сумм, предусмотренных актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, в целях возмещения указанному работнику дополнительных расходов, связанных с командированием его на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке (абзац тринадцатый п. 1 ст. 217 НК РФ, абзац первый п. 2 ст. 422 НК РФ). Безотчетные суммы, выплаченные сверх 700 рублей, соответственно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите также письма Минфина России от 03.04.2023 N 03-03-06/1/29254 и от 17.05.2023 N 03-04-05/45053.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Налогообложение при командировках;

- Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках;

- Энциклопедия решений. Расходы по найму жилого помещения при командировках по РФ в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке;

- Энциклопедия решений. Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами;

- Вопрос: НДФЛ и страховые взносы по повышенным суточным при командировке врачей в Луганск (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

24 мая 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.