Порядок предоставления работникам справок о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ

Сотрудники пишут заявление о предоставлении справок о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ в бумажном виде и в электронном виде.
Должен ли работодатель передавать справки по заявлениям работников одновременно и на бумажном носителе, и в электронном виде?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Закон не требует от налоговых агентов передачи справок о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ по заявлениям работников одновременно и на бумажном носителе, и в электронном виде. Поэтому налоговый агент будет считаться исполнившим обязанность, предусмотренную п. 3 ст. 230 НК РФ, если выдаст работнику данную справку на бумажном носителе даже в случае, если в заявлении содержится указание на представление справки не только на бумажном носителе, но путем направления ее на электронную почту. Исключение могут составлять лишь случаи, если в отношении справок осуществляется электронный документооборот и работник в заявлении указал, что хочет получить справку именно в форме электронного документа.

Обоснование позиции:

Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (далее - справки) по форме, утвержденной приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649.

В письме ФНС России от 02.09.2020 N БС-4-11/14113@ разъяснено, что НК РФ не установлены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям справок. Поэтому налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи физическим лицам справок на основании их заявлений, не противоречащие действующему законодательству. В письме от 16.11.2020 N БС-4-11/18719@ ФНС России также пояснила, что организация - налоговый агент на основании заявления физического лица может выдать справку, например, в электронном виде, заверив электронной цифровой подписью.

В отношении налоговых агентов, являющихся работодателями, следует учитывать также, что существует позиция, согласно которой требования ст. 62 ТК РФ на справки не распространяются, поскольку обязанность работодателя по выдаче справок предусмотрена налоговым законодательством (смотрите, например, решение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.09.2012 N 7-113/2012, определение Красноярского краевого суда от 11.10.2010 N 33-8769/2010). Однако большинство судов, включая ВС РФ, признают данный документ связанным с работой, поэтому к нему применяются правила выдачи, предусмотренные ст. 62 ТК РФ (смотрите, например, определение ВС РФ от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9, определение ВС Республики Башкортостан от 17.06.2021 N 33-10835/2021, определение ВС Республики Татарстан от 21.12.2020 N 33-16612/2020, решение Астраханского областного суда от 08.08.2014 N 7-295/2014). Из письма Минфина России от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 следует аналогичный подход.

В этой связи заметим, что ст. 62 ТК РФ, устанавливая обязанность работодателя выдать работнику по его заявлению копии документов, связанных с работой, не конкретизирует порядок такой выдачи. Некоторые уточнения можно обнаружить в части одиннадцатой ст. 22.3 ТК РФ. Согласно этой норме при подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

- в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;

- в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа России" при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Как видим, закон не требует от налоговых агентов передачи справок по заявлениям работников одновременно и на бумажном носителе, и в электронном виде. Поэтому считаем, что налоговый агент будет считаться исполнившим обязанность, предусмотренную п. 3 ст. 230 НК РФ, если выдаст работнику справку на бумажном носителе даже в случае, если в заявлении содержится указание на представление справки не только на бумажном носителе, но и путем ее направления на электронную почту. Исключение могут составлять лишь случаи, если в отношении справок осуществляется электронный документооборот и работник в заявлении указал, что хочет получить справку именно в форме электронного документа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

6 мая 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.