Документальное подтверждение командировочных расходов при направлении сотрудников в ДНР или ЛНР

Работник предприятия был откомандирован в ЛНР и ДНР с целью работы в опорных пунктах по доставке адресных посылок и гуманитарной помощи для нужд военнослужащих. По окончании командировки он предоставил справку от оперативного штаба и единого координационного центра о том, что он действительно находился на территории ЛНР, ДНР и Запорожской области, а также справку, выданную этими же учреждениями, о том, что стоимость проживания в сутки составила 3500 рублей. Других оправдательных документов о стоимости проживания не предоставлено. Как правильно принять данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации организация вправе признать расходы на проживание сотрудника в налоговом и бухгалтерском учете в составе командировочных расходов.

Обоснование позиции:

В силу положений пп. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы на служебные командировки, связанные с основным видом деятельности организации, являются для организации расходами по обычным видам деятельности.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский и налоговый учет (ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/45, письмо УФНС России по г. Москве от 02.07.2012 N 16-15/057968@).

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация может признать в качестве командировочных расходов, в частности, плату за наем жилого помещения (оплату проживания в гостинице или в другом жилом помещении), но при условии соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Таким образом, как в целях бухгалтерского, так и налогового учета затраты на проживание сотрудника должны быть документально подтверждены.

При этом исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов, не существует. Специалисты Минфина России поясняют, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письма Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-07/21149, от 16.01.2023 N 03-03-06/1/2011, от 10.11.2022 N 03-03-06/3/10921, от 18.11.2021 N 03-03-07/93276, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32157 и др.). В этой связи затраты на командировки для целей налогообложения прибыли организаций могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт произведенных расходов (письма Минфина России от 21.12.2021 N 03-03-07/104334, от 24.12.2020 N 03-03-06/1/113555, от 26.02.2020 N 03-03-06/1/13698, от 17.01.2019 N 03-03-07/1837 и др.).

Таким образом, расходы могут быть учтены, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, и из этих документов четко и определенно можно установить, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478).

По сути, в качестве документального подтверждения затрат могут выступать любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении), и данное проживание было оплачено.

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами. В п. 7 Положения определен порядок подтверждения фактического времени нахождения работника в командировке в ситуации, когда по тем или иным причинам проездные документы у работника отсутствуют. Так, в случае, когда у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения, фактический срок пребывания в командировке подтверждается служебной запиской и (или) иным документом, содержащим подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Смотрите также письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

В рассматриваемом случае сотрудник предоставил справки от оперативного штаба и единого координационного центра о том, что он действительно находился на территории ЛНР, ДНР и Запорожской области, и стоимость его проживания в сутки составила 3500 рублей. С учетом сказанного выше, на наш взгляд, данных документов достаточно, чтобы признать расходы на проживание сотрудника в налоговом и бухгалтерском учете в составе командировочных расходов.

Также обращаем внимание, что первичные документы, принимаемые для целей бухгалтерского и налогового учета, должны отвечать требованиям, установленным ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, предъявляемым к реквизитам первичного учетного документа. Однако отсутствие таких реквизитов в имеющихся справках само по себе проблемой являться не будет. В этом случае к данным справкам можно составить справку бухгалтера, отвечающую всем требованиям ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, которая и будет выступать в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского и налогового учета.

В целом целесообразно иметь как можно больше документов, косвенно подтверждающих факт проживания конкретных лиц на территории ДНР и ЛНР в период их нахождения в командировке. Помимо упомянутых выше справок и служебных записок, например, это также могут быть: соответствующая переписка с оперативным штабом и единым координационным центром, приказ о командировке, проездные билеты, подтверждающие пребывание работника в командировке (в соответствующие даты). Если поездка осуществлялась на автомобиле, этот факт сотрудники также могут отразить в служебной записке, к примеру, указать факт поездки на автомобильном транспорте к месту командирования и обратно, указав фамилию и имя водителя, который доставил работников непосредственно до места выполнения служебного поручения или места проживания, время начала и окончания проезда по территории ДНР и (или) ЛНР. Также работодатель может предложить водителю подтвердить под подпись соответствующие сведения о совместной поездке с указанными в вопросе работниками на территорию ДНР (ЛНР) и обратно.

К сожалению, официальных разъяснений, а также материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу обнаружить не удалось. Обращаем внимание, что мы высказали свое мнение по вопросу, основанное на нашем субъективном понимании формулировок действующего законодательства. Для исключения сомнений налогоплательщик вправе обратиться за разъяснениями (информацией) в Минфин России или территориальный налоговый орган (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 34.2, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ). Для этого возможно воспользоваться интернет-формами: https://www.nalog.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/ и https://minfin.gov.ru/ru/appeal/.

Что касается порядка бухгалтерского учета данных затрат, то в соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

• расходы по обычным видам деятельности;
• прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
• сумма расхода может быть определена;
• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы на командировки признаются расходами по обычным видам деятельности на основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, что в общем случае отражается записью по дебету счетов учета затрат, расходов на продажу (счета 20, 26, 44) и кредиту счета 71 (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина 

Ответ прошел контроль качества 

12 января 2024 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.