Списание просроченной дебиторской задолженности

В управляющей компании принято решение о списании просроченной дебиторской задолженности с истекшим сроком взыскания.
Необходимо ли заключение двустороннего соглашения о прощении долга с должником - собственником помещения в МКД? Если соглашениям между сторонами не требуется, то какие документы должны быть оформлены для списания долга с истекшим сроком исковой давности в налоговом учете по ст. 266 НК РФ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности двустороннее соглашение о прощении долга с собственником заключать не обязательно.

Для включения списываемой дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, необходимо документальное подтверждение возникновения задолженности, а также истечения срока исковой давности.

Обоснование вывода:

Суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств указанного резерва, приравниваются в целях налогообложения прибыли к внереализационным расходам (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Сумма списанной дебиторской задолженности учитывается в составе внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли организаций только в том случае, если соответствующая дебиторская задолженность признана безнадежным долгом (нереальным ко взысканию) по основаниям, названным в п. 2 ст. 266 НК РФ (письмо Минфина России от 26.02.2021 N 03-03-06/1/13389).

Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) для целей налогообложения прибыли признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым, в частности, истек установленный срок исковой давности.

Общий срок исковой давности равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). Если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права, и истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. 1 ст. 200, п. 1 ст. 192 ГК РФ). Течение срока исковой давности может приостанавливаться и прерываться. В ст. 202 ГК РФ указаны возможные причины приостановления течения срока исковой давности.

Признание задолженности безнадежной по основанию истечения установленного срока исковой давности осуществляется вне зависимости от предпринятых налогоплательщиком мер принудительного взыскания такой задолженности (смотрите письма Минфина России от 03.03.2023 N 03-03-06/1/17912, от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 11.06.2021 N 03-03-06/3/46404, от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482, от 09.06.2020 N 03-03-06/1/49480, от 13.01.2020 N 03-03-06/1/569, определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 N 305-КГ17-14988, включенное в Обзор практики ВС РФ от 04.07.2018, постановления Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 N 1574/10, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.04.2010 N А03-5968/2009, ФАС Московского округа от 24.06.2010 N КА-А40/6181-10, ФАС Поволжского округа от 22.07.2008 N А55-1309/08 и др.).

Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо документальное подтверждение возникновения задолженности, а также истечения срока исковой давности (смотрите постановление АС Московского округа от 17.07.2015 N Ф05-8766/15, письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347).

Документами, на основании которых в бухгалтерском и налоговом учете отражаются расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ) от списания дебиторской задолженности, являются:

• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и справка к нему (могут быть разработаны на основе формы N ИНВ-17 и приложения к данной форме, утвержденного постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88);
• документы, подтверждающие факт возникновения, сумму и дату образования дебиторской задолженности (договоры, накладные, акты, счета-фактуры, платежные документы, акты сверки, гарантийные письма, соглашения о реструктуризации долга и др.);
• письменное обоснование списания дебиторской задолженности (например, истечение срока исковой давности);
• приказ (распоряжения) руководителя организации о списании дебиторской задолженности;
• выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации организации-должника (если списание дебиторской задолженности связано с ликвидацией должника).

Расход в виде безнадежной задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (п. 7 ст. 272 НК РФ, смотрите также письма Минфина России от 03.03.2023 N 03-03-06/1/17912, от 19.10.2022 N 03-03-06/1/101038, от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 25.10.2021 N 03-03-06/2/86148, от 17.05.2021 N 03-03-06/1/37298 и др.).

Для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности и включения ее в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, двустороннее соглашение о прощении долга с собственником заключать не обязательно. Истечение срока исковой давности - это одно из оснований, названное в п. 2 ст. 266 НК РФ для признания долга безнадежным, что позволяет его учесть в целях налогообложения прибыли даже в том случае, если обязательство по ГК РФ не считается прекращенным. (Прощение долга - это один из способов прекращения обязательства (ст. 415 ГК РФ).)

Если в отношении задолженности срок исковой давности не истек, но УК решит простить собственнику долг по оплате услуг ЖКХ, следует учитывать, что такую задолженность, скорее всего, не получится учесть в составе налогооблагаемых расходов.

На основании п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и затрат, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

В связи с этим убытки, полученные организацией в случае принятия решения о прощении долга, не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, за исключением случаев, когда положениями Налогового кодекса прямо предусмотрен иной механизм учета прощения долга (письма Минфина РФ от 16.09.2020 N 03-03-06/2/81343, от 22.05.2018 N 03-03-06/1/34203, от 09.06.2018 N 03-03-06/1/39792, от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53125). 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Списание нереальной ко взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли (октябрь 2023 г.);
• Вопрос: Списание дебиторской задолженности при истечении срока исковой давности и ликвидации должника (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2022 г.);
• Вопрос: Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2021 г.);
• Прощение УК физическому лицу долга по уплате пеней (О.В. Давыдова, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2021 г.);
• Срок исковой давности по плате за ЖКУ (Е.В. Шоломова, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2020 г.);
• Энциклопедия решений. Как учесть прощение долга при исчислении налога на прибыль (октябрь 2023 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Давыдова Ольга 

Ответ прошел контроль качества 

11 октября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.