Какие недостатки и риски одновременного применения смешанного формата документооборота? Когда оформляются и подписываются документы с контрагентами как в системе ЭДО, так и на бумаге?

Какие недостатки и риски одновременного применения смешанного формата документооборота? Когда оформляются и подписываются документы с контрагентами как в системе ЭДО, так и на бумаге?

Действующее законодательство не содержит запрета на одновременное оформление одного и того же документа на бумажном носителе с проставлением собственноручной подписи и в виде электронного документа. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго п. 1 ст. 160 ГК РФ. В соответствии с ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Указанные формулировки, по нашему мнению, прямо допускают возможность существования одного и того же документа одновременно на бумажном носителе и в электронной форме.

При этом необходимо иметь в виду, что в силу ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи) информация в электронной форме по умолчанию признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случае её подписания квалифицированной электронной подписью. Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Как отмечается в материалах судебной практики, закон не устанавливает каких-либо преимуществ для сторон в случае совершения ими сделки с использованием бумажных носителей, или с помощью электронных документов (смотрите постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22 апреля 2021 г. N 09АП-19243/21 по делу N А40-217772/2020).

В то же время отметим, что действующее законодательство не содержит норм, определяющих, каким документом следует руководствоваться в случае противоречия между текстами электронного документа и документа на бумажном носителе. В подобной ситуации у организации могут возникнуть проблемы с доказыванием реального содержания сделки или юридически значимого документа в суде, поскольку процессуальное законодательство также не отдает предпочтения той или иной форме доказательств (ст. 71 АПК РФ, ст. 67 ГПК РФ, ст. 84 КАС РФ). В связи с этим полагаем целесообразным подобного дублирования по возможности избегать. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем 

Ответ прошел контроль качества 

29 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.