Лицевые счета работников, расчетные листки и платежные ведомости: сроки хранения

Согласно приказу Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" срок хранения документов о получении заработной платы и других выплат составляет шесть лет (при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет).
Что подразумевается под лицевыми счетами в данном контексте? Обязательно ли это унифицированная форма Т-54? Есть ли установленная форма лицевых счетов и правила их ведения?
Организация распечатывает, подшивает и хранит расчетные листки каждого сотрудника, в которых содержатся не все реквизиты формы Т-54.
Можно ли это считать подтверждением ведения лицевых счетов сотрудников? Или необходимо разработать собственную форму лицевого счета работников и утвердить ее в учетной политике?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если организация примет решение вести лицевые счета работников, то для этого можно использовать унифицированную форму N Т-54, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, либо форму, разработанную самостоятельно (причем за основу можно взять указанную унифицированную форму). Форма утверждается при формировании учетной политики. Каких-то специальных требований к порядку ведения лицевых счетов работников нет, но представляется, что этот документ должен аккумулировать в себе сведения из тех документов (в том числе платежных ведомостей), которые он заменяет в целях продолжительного срока хранения информации.

Учитывая, что при наличии лицевых счетов работников не нужно продолжительное время хранить расчетные листки, считаем, что расчетные листки не могут собой заменить лицевые счета.

Обоснование позиции:

С 18.02.2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень).

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 утверждена инструкция по применению Перечня.

Росархив в письме от 13.03.2020 N Р/М-479 пояснил, что Приказ N 236 обратной силой не обладает, вступил в силу 18.02.2020. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18.02.2020. Это не касается тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до указанной даты.

При определении сроков хранения документов в соответствии с Перечнем нужно учитывать среди прочего следующие моменты:

1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

2. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

3. Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после указанной даты - 50 лет.

4. Срок хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

5. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

6. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Лицевые счета работников, а также карточки-справки по заработной плате подлежат хранению 50/75 лет ЭПК (ст. 296 Перечня).

Из ст. 295 Перечня следует, что документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат подлежат хранению:

- шесть лет, если ведутся лицевые счета сотрудников;

- 50/75 лет, если лицевые счета отсутствуют.

Таким образом, организация должна продолжительный срок (50/75 лет) хранить либо лицевые счета сотрудников, либо все документы о получении заработной платы и других выплат, включая платежные ведомости и расчетные листки. Соответственно, из статей Перечня следует, что организация вправе принять решение не вести лицевые счета сотрудников, но в этом случае список документов, подлежащих хранению 50/75 лет, значительно увеличивается.

При наличии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы нужно хранить вместо 50/75 лет:

- шесть лет карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309);

- пять лет документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ (ст. 311);

- пять лет справки о доходах и суммах налога физического лица (ст. 312).

До 2013 года унифицированная форма N Т-54 "Лицевой счет", утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, являлась первичным учетным документом по оплате труда, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.

01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с ч. 4 ст. 9 которого формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Озвученная норма позволяет заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решать, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни. При этом утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012.

Минтруд России (письмо от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617) и Роструд (письма от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1) в полной мере распространяют этот вывод на формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Поэтому унифицированные формы кадровых документов не рассматриваются официальными органами в качестве обязательных. Это касается всех документов, в том числе формы N Т-54 "Лицевой счет". Суды подтверждают отсутствие у работодателей обязанности применять формы, утвержденные указанным постановлением Госкомстата России (определения Хабаровского краевого суда от 02.11.2016 N 33а-8673/2016, Владимирского облсуда от 12.11.2013 N 33-3781/2013).

Таким образом, если организация примет решение вести лицевые счета работников, то для этого можно использовать унифицированную форму N Т-54 либо форму, разработанную самостоятельно (причем за основу можно взять указанную унифицированную форму). Каких-то специальных требований к порядку ведения лицевых счетов работников нет, но представляется, что этот документ должен аккумулировать в себе сведения из тех документов (в том числе платежных ведомостей), которые он заменяет в целях продолжительного срока хранения информации.

Формы первичных учетных документов утверждаются при формировании учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Учитывая, что при наличии лицевых счетов работников не нужно продолжительное время хранить расчетные листки, считаем, что расчетные листки не могут заменить собой лицевые счета.

В отличие от лицевого счета работника требования к форме расчетного листка содержатся в Трудовом кодексе.

Согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Обязано ли микропредприятие применять форму N Т-54? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)

- Вопрос: Работник организации принимает участие в судебном разбирательстве с Пенсионным фондом РФ на предмет назначения ему пенсии. В ходе судебного разбирательства у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета этого работника по форме N Т-54 за период с 1993 года по 2016 год. Обязана ли организация применять форму N Т-54? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

- Сроки хранения документов в организации (Г.К. Габелли, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2020 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Давыдова Ольга

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.