Курс для пересчета расходов на проживание в зарубежной командировке в случае выдачи сотруднику рублевого аванса

Сотруднику был выдан рублевый аванс на служебную поездку в другую страну. По какому курсу отражать в авансовом отчете сумму на проживание, если работник предоставил распечатку со своей карты по конверсионной операции на дату оплаты? Как отразить данную операцию в налоговом и бухгалтерском учете?

Рассматриваемый вопрос на законодательном уровне четко не урегулирован. В связи с чем существуют разные мнения.

При выдаче командированному работнику аванса в рублях организация не совершает операции в иностранной валюте. В связи с чем на дату выдачи аванса говорить о пересчете иностранной валюты (соответственно и о курсе пересчета) не приходится.

По общему правилу как в бухгалтерском, так и в налоговом учете для признания расходов пересчет иностранной валюты в рубли производится на дату совершения операции в иностранной валюте. Которая в отношении командировочных расходов определяется при методе начисления по дате утверждения авансового отчета (п. 5 - п. 7, Приложение к ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", п. 5 ст. 252, подп. 5 п. 7 ст. 272, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Вместе с тем, по неоднократным разъяснениям Минфина России (с учетом ст. 168 ТК РФ и Положения о командировках), расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам, оформленным в соответствии с положениями статьи 252 НК РФ, по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств. Например, письмо Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318.

По мнению финансового ведомства, курс обмена определяется:

- по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты (например, письма Минфина России от 16.04.2021 N 03-03-07/28695, от 19.06.2020 N 03-03-06/1/52967 и др.);

- или подтверждается справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

При этом Минфин (применительно к различным расходам) все чаще обращает внимание, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Например, письма Минфина России от 05.07.2024 N 03-03-06/1/62982, от 24.04.2024 N 03-03-06/1/38382, от 19.01.2024 N 03-03-06/1/3797, от 09.01.2024 N 03-03-05/217, от 20.11.2023 N 03-03-06/1/110686 и др.

И только в том случае, если работник не может документально подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (в части, приходящейся на аванс) (письмо Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809 и проч.). А в письме Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059 высказано мнение, что сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи.

Сумма превышения пересчитывается по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Но, повторим, такой механизм в случае выдачи работнику рублевого аванса из закона четко не прослеживается. В связи с чем, на наш взгляд, при отсутствии документального подтверждения обменного курса на дату оплаты не исключаем варианта с пересчетом расходов на проживание в загранкомандировке по курсу на дату утверждения авансового отчета, в т.ч. в случае выдачи сотруднику рублевого аванса. Причем такого мнения ранее придерживались и контролирующие органы (например, письмо ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).

При наличии сомнений напомним о праве на обращение за персональными разъяснениями в Минфин России или ФНС.

Подробнее смотрите в материалах:

- Энциклопедия решений. Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (сентябрь 2024);

- Вопрос: Оплата рублевой картой в зарубежной командировке. Курс на какую дату использовать при признании расходов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.);

- Вопрос: Сотрудник был направлен в Республику Казахстан в командировку. Им были получены денежные средства в рублях под отчет. В период нахождения в командировке сотрудник оплатил гостиницу в тенге. По какому курсу ЦБ РФ надо принять к учету стоимость проживания в гостинице? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

16 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.