Компенсация командировочных расходов, осуществленных работником за счет личных средств

Сотрудник организации в командировке рассчитался денежными средствами с личной карты. Работодателю он представил подтверждающие документы.
Можно ли компенсировать расходы?

В силу ст. 165 ТК РФ помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в случаях, предусмотренных ТК РФ (например, при направлении в служебные командировки) и иными федеральными законами.

При предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, предусмотрено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 26 указанного положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Для оформления авансового отчета руководитель хозяйствующего субъекта вправе принять решение использовать унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

В указаниях по применению и заполнению указанной формы обозначено, что форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, ИП либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, ИП допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, ИП, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Таким образом, если работнику при направлении в командировку был выдан денежный аванс, которого не хватило для покрытия "командировочных" расходов, в связи с чем сотрудник рассчитался в командировке денежными средствами с личной карты, организация компенсирует работнику расходы, осуществленные им за счет личных средств.

Если работнику перед командировкой денежный аванс не выдавался, то компенсировать сотруднику расходы организация может на основании составленного работником отчета о произведенных расходах. Для этого руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Отчет проверяется и утверждается по аналогии с авансовым отчетом. Смотрите также материал: Вопрос: Подотчетные лица организации оплачивают мобильную корпоративную связь посредством списания со своих пластиковых карт в системе "Клиент-банк". Наличные деньги под отчет получает только генеральный директор, другие работники не получают. Список работников, которые осуществляют платежи с личных карт, определен локальным актом. В конце месяца представляются авансовые отчеты. В отношении лиц, которые денежные средства из кассы под отчет не получали, по авансовым отчетам оформляется перерасход, который выдается из кассы за счет наличных. Правомочно ли подотчетному лицу отчитываться за указанные расходы за счет полученных подотчетных наличных средств? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

Косвенным образом правомерность компенсации организацией работнику "командировочных" расходов, произведенных им за счет личных средств, подтверждают разъяснения Минфина России.

Так, в письме Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 указано: денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ, так как не несут для работника организации - физического лица экономической выгоды.

Если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

В письме Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149 прокомментировано: в связи с тем что расходы на командировки не были произведены организацией и, соответственно, документально не подтверждены, указанные расходы, осуществленные из личных средств руководителя организации, при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, учитываться не должны. Однако если расходы на командировки руководителя организации, осуществленные за счет личных средств руководителя, возмещены ему организацией в установленном порядке, то организация может учитывать суммы такого возмещения в порядке, установленном подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Выдача наличных денег под отчет и на иные цели (июнь 2024 г.);

- Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ (июнь 2024 г.);

- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы (июнь 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Давыдова Ольга

Ответ прошел контроль качества

3 июля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.