Бухгалтерский учет, документооборот, НДФЛ в случае оплаты работнику затрат на возмещение убытков

Организация (ООО) как агент по посредническому договору продает услуги другой организации. Сотрудник организации (агента) ошибочно продал услуги клиенту по более низкой цене и за свой счет доплатил стоимость услуг другой организации (принципалу). Как вернуть ему денежные средства с расчётного счёта ООО (сумма 3900 руб.)? Нужен ли какой-то приказ? Как отразить это в бухучёте? Надо ли платить НДФЛ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Работнику следует обратиться с заявлением к руководителю, приложив документы, подтверждающие оплату стоимости услуг. На основании заявления можно оформить приказ (распоряжение) руководителя (либо соглашение между работодателем и работником о возмещении данных расходов).

Выплаты следует учесть в составе прочих расходов, а расчеты с работником можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 или к 76.

По нашему мнению, данные выплаты не облагаются НДФЛ.

Обоснование позиции:

В соответствии с п. 1 ст. 1068 ГК РФ юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что требование о возмещении вреда (убытков) (п. 2 ст. 15, 1082 ГК РФ), предъявленное принципалом, должно исполняться агентом (ООО) (ст. 973, 992, 1005, 1011 ГК РФ).

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (смотрите Энциклопедию решений. Понятие прямого действительного ущерба в трудовом законодательстве).

Частью четвертой ст. 248 ТК РФ предусмотрено, что работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Добровольный порядок возмещения ущерба не предполагает удержаний. Статьи 137 и 138 ТК РФ на него не распространяются. Причитающиеся суммы работник вносит в кассу организации или перечисляет на ее расчетный счет (смотрите Энциклопедию решений. Добровольное возмещение работником ущерба, причиненного работодателю).

Однако работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Случаи, когда работодатель возмещает работнику суммы причиненного ущерба (убытка), оплаченные им, законодательством не предусмотрены. С учетом этого, полагаем, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.

По нашему мнению, в данном случае целесообразно оформить следующие документы:

• заявление работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств, приложив документы, подтверждающие частичную оплату стоимости услуг, оказанных клиенту;
• приказ (распоряжение) руководителя организации о возмещении сотруднику данных расходов (либо оформить соглашение между работодателем и работником о возмещении таких расходов);
• платежное поручение на перечисление указанной суммы с расчетного счета. 

Бухгалтерский учет 

Поскольку расходы организации на выплату работнику суммы возмещения не относятся к изготовлению и (или) продаже продукции, приобретению и продаже товаров, а также не связаны с выполнением работ, оказанием услуг, для целей бухгалтерского учета их следует квалифицировать в качестве прочих расходов, перечень которых является открытым (пп. 4, 5, 12 ПБУ 10/99).

Полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или к счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Бухгалтерские записи могут быть следующими:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 73 (76), субсчет "Расчеты с работником по возмещению расходов"

• 3900 руб. - отражена задолженность организации по возмещению расходов сотруднику на основании приказа (распоряжения) руководителя либо соглашения;
• Дебет 73 (76), субсчет "Расчеты с работником по возмещению расходов" Кредит 51
• 3900 руб. сумма перечислена работнику. 

НДФЛ 

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика (физического лица), полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

В соответствии с НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Ранее Минфин России придерживался мнения, что в случае отказа работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба, у работника возникает доход (экономическая выгода), полученный им в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (смотрите, например, письма от 22.08.2014 N 03-04-06/42105, от 17.06.2014 N 03-04-05/28925, от 08.08.2013 N 03-04-06/32081, от 12.04.2013 N 03-04-06/12341, от 10.04.2013 N 03-04-06/1183, от 08.11.2012 N 03-04-06/10-310).

В письме Минфина России от 20.10.2017 N 03-04-06/68917 указано, что в соответствии с ТК РФ конкретный размер причитающегося к возмещению работником ущерба устанавливается работодателем. В связи с этим экономической выгоды и, соответственно, подлежащего налогообложению дохода в виде суммы прямо от действительного ущерба, от взыскания которой с работника работодатель отказался, у работника не возникает.

В судебной практике можно выделить подход, в соответствии с которым в налогооблагаемую базу по НДФЛ должны включаться только выплаты, образующие реальный доход конкретных физических лиц, а также право на распоряжение им. Выплаты в денежной или натуральной форме, полученные физическим лицом, являются его доходом только в том случае, если они были произведены в его пользу и в его интересах (смотрите постановления ФАС Центрального округа от 01.03.2011 N Ф10-260/2011, ФАС Северо-Западного округа от 10.04.2009 N А56-21728/2008, Девятого ААС от 21.06.2011 N 09АП-14152/11, от 26.11.2009 N 09АП-22480/2009, 09АП-22483/2009).

В рассматриваемом случае работник возместил убытки принципалу за агента (ООО), то есть совершил действия в интересах работодателя. На наш взгляд, в результате возмещения работодателем расходов работника, совершенных в интересах организации (хоть и по его вине), у последнего не возникает экономическая выгода, не образуется реальный доход. В таком случае, по нашему мнению, у физического лица не возникает подлежащий налогообложению доход, а у организации - обязанность по исчислению и удержанию НДФЛ.

Обращаем внимание, что изложенная позиция является нашим экспертным мнением и может не совпадать с точкой зрения иных специалистов. Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (подп. 1, 2 п. 1, п. 3 ст. 21, п. 2 ст. 24, подп. 4 п. 1 ст. 32, ст. 34.2, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ). Обратиться в налоговый орган возможно на сайте ФНС России, пройдя по ссылке: https://www.nalog.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ААС Федорова Лилия 

Ответ прошел контроль качества 

29 сентября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.