Организация имеет договоры аренды, согласно которым коммунальные услуги оплачиваются арендатором напрямую снабжающим организациям. Договоры со снабжающими организациями заключены арендодателем. Поставщики подтверждающие расходы документы предоставляют только через личный кабинет у себя на сайте, оригиналы не предоставляют, мотивируя тем, что у них публичная оферта. Можно ли такие документы (без синей печати и оригинальной подписи) принимать в расходы в налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к учету электронных образов (сканов) первичных учетных документов.
Договоры со снабжающими организациями заключены арендодателем, поэтому первичные документы оформлены на арендодателя, и для арендатора их оригиналы могут не предоставляться, поскольку для коммунальных служб обязанным лицом по договору является арендодатель, который является покупателем по соответствующим договорам.
Учитывая тот факт, что договоры со снабжающими организациями заключены арендодателем, арендатор может учесть расходы на коммунальные услуги на основании акта-расчета коммунальных платежей, оформленного между сторонами договора аренды, с приложением счетов (их копий) на коммунальные услуги, выставленных ресурсоснабжающими организациями в адрес арендодателя. Оформление данного документа позволит арендатору снизить налоговые риски.

Обоснование позиции:
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). В частности, одним из критериев для признания затрат в целях налогообложения является их документальное подтверждение.
Согласно четвертому абзацу п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Поскольку в НК РФ не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства, в данном случае - бухгалтерского (письма Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).
Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) определено, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. На основании положений частей 1 и 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы должны составляться по формам, утвержденным руководителем организации, и содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 01.09.2020 N 03-03-06/1/76443, от 19.01.2015 N 03-03-06/1/879, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458). Одними из обязательных реквизитов являются подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (письмо Минфина России от 12.12.2016 N 07-01-09/74291).
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). При этом Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к учету электронных образов (сканов) первичных учетных документов (смотрите письмо Минфина России от 08.12.2021 N 03-03-07/99864).
Поскольку в ксерокопированных или сканированных копиях актов и накладных "живая" подпись контрагента отсутствует, данные копии не могут рассматриваться как первичные учетные документы и, соответственно, подтверждать расходы для цели налогообложения.
Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы. ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ, оформленный на бумажном носителе, с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции. В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 разъясняется, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
По нашему мнению, копии первичных документов могут быть приняты к учету только при условии их надлежащего заверения уполномоченными лицами и при наличии уважительной причины временного отсутствия оригиналов (ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.
Контролирующие органы также допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Из пп. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость. О необходимости заверения копий документов с учетом требований Госстандарта РФ смотрите письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, от 28.01.2013 N 03-03-06/3/1, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 01.09.2011 N 03-01-11/4-288 и др.
Существует судебная практика, подтверждающая изложенную выше точку зрения. Так, в постановлении АС Дальневосточного округа от 19.01.2016 N Ф03-6001/15 по делу N А51-10552/2014 отмечена необходимость того, чтобы счета-фактуры, договоры, акты были подписаны руководителями организаций (смотрите также постановление Четырнадцатого ААС от 17.07.2013 N 14АП-1128/13, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007).
С другой стороны, в некоторых случаях суды все же считают возможным учесть в целях налогообложения расходы, подтвержденные копиями первичных документов (постановления АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 19.01.2012 N Ф05-14417/11 и от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08). Арбитрами также отмечается, что в российском налоговом законодательстве отсутствует запрет на подтверждение расходов и налоговых вычетов копиями первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 N А40-33539/11-99-146).
При вынесении решения судами учитываются обстоятельства каждого конкретного дела. Предугадать исход судебного решения в рассматриваемом случае невозможно. Отметим, что само по себе наличие арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие оригиналов первичных документов может привести к спору с налоговыми органами.
Между тем в рассматриваемом нами вопросе договоры со снабжающими организациями заключены арендодателем. Поэтому первичные документы оформлены на арендодателя, и для арендатора оригиналы первичных документов могут не предоставляться, поскольку для коммунальных служб обязанным лицом по договору является арендодатель, который по договорам со снабжающими организациями является покупателем услуг. При перепоручении исполнения не происходит перемены лица в обязательстве - обязанным перед кредитором остается должник, а не третье лицо, производящее исполнение (постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2008 N А13-2409/2008, Восемнадцатого ААС от 05.05.2011 N 18АП-3934/11).
Тот факт, что арендатор самостоятельно перечисляет денежные средства ресурсоснабжающим организациям, не изменяет сути данных платежей. В отношениях между арендатором и арендодателем эти платежи будут являться возмещением арендатором стоимости коммунальных услуг. Смотрите подробнее в материале: Вопрос: Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете оплату коммунальных платежей арендатором напрямую ресурсоснабжающим организациям, если такие платежи не включены в стоимость арендной платы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.).
Минфин России в письме от 16.05.2013 N 03-03-06/1/17011 на вопрос "Может ли организация учесть в расходах по налогу на прибыль коммунальные платежи?" в ситуации, аналогичной с данной, ответил утвердительно. Минфин указал, что расходы арендатора на коммунальные платежи могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как составная часть платы за аренду помещения в соответствии с подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. В то же время арендатору для цели налогового учета расходов на коммунальные услуги потребуются первичные учетные документы. Для этой цели, на наш взгляд, необходимо между сторонами договора аренды оформить в произвольном виде двусторонний документ (акт, расчет, и т.п.), в котором было бы отражено исполнение арендодателем обязанности по обеспечению ресурсоснабжения арендуемых помещений и исполнение арендатором обязанности по оплате коммунальных услуг и услуг связи путем внесения платежей ресурсоснабжающим организациям. Данный документ должен быть составлен с учетом требований п. 2 ст. 9 N Закона N 402-ФЗ. К нему следует приложить счета (их копии) на коммунальные услуги, выставленные ресурсоснабжающими организациями в адрес арендодателя. Оформление данного документа позволит арендатору снизить налоговые риски.
Также считаем возможным принять в расходы оплаченные коммунальные услуги путем составления бухгалтерской справки (смотрите Вопрос: Налоговый учет (налог на прибыль, НДС) у организации-арендатора сумм оплаты коммунальных услуг по арендуемому у физического лица недвижимому имуществу (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2021 г.)).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Первичные учетные документы для целей бухгалтерского учета (май 2023);
- Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли (май 2023);
- Энциклопедия решений. Учет расходов, не соответствующих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (май 2023);
- Комментарий к письму Минфина России от 16.05.2013 N 03-03-06/1/17011 (А. Анищенко, "Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 8, август 2013 г.);
- Вопрос: Учет у арендатора расходов на коммунальные услуги для целей исчисления налога на прибыль и применение вычетов по НДС в зависимости от способа возмещения указанных расходов арендодателю (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2021 г.);
- Крутякова Т.Л. Расходы в бухгалтерском и налоговом учёте (издание третье, перераб. и доп.). - "Издательство АйСи", 2019 г.;
- Вопрос: Организация арендует нежилое помещение по договору аренды у физического лица. Энергосбыт выставляет по конкретному договору счета за электроэнергию физическому лицу, которое переправило документы в организацию, оплата будет осуществляться организацией согласно данному договору. Как правильно документально организация должна закрывать эти платежи, чтобы оприходовать услуги? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.);
- Вопрос: В каких нормативных актах предусмотрена обязанность предоставления оригиналов первичных учетных документов контрагенту (второй стороне договора)? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);
- Вопрос: Использование заверенной копии первичного документа при его утрате (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);
- Вопрос: Является ли нарушением использование в качестве первичного документа акта, оформленного в электронной форме, распечатанного с сайта исполнителя и подписанного собственноручной подписью заказчика? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.);
- Об использовании скан-образов первичных учетных документов (А.А. Преображенская, журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 6, июнь 2020 г.);
- Вопрос: Можно ли подтвердить налоговые расходы скан-копией документа, заверенной электронной подписью? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.);
- Вопрос: Можно ли учесть расходы для целей налогообложения УСН, если поставщики и покупатели представят копии документов контрагентов? Копии не являются заверенными, а представляют собой ксерокопии или сканы первичных документов (актов, накладных) (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

16 июня 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.