Может ли организация, которая присоединилась к другой и уже не существует, издать приказ об уничтожении документов? Какой установлен срок хранения бухгалтерских документов? Можно ли уничтожить документы 2022 года, если организация в этом же году присоединилась к другой?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности.

Документы бухгалтерского и налогового учета должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (налогового периода, в котором они были использованы при исчислении налога). Соответственно присоединенная организация не вправе уничтожить документы 2022 года.

Все документы присоединенного юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику и включены в его архивный фонд. 

Обоснование вывода:

Присоединение одного юридического лица к другому является одной из форм реорганизации юридического лица. При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юридического лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ) записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица (ст. 57 ГК РФ).

В силу п. 3 ст. 49 ГК РФ в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединенного юридического лица его правоспособность прекращается. Юридическое лицо вправе участвовать в гражданском обороте, приобретая гражданские права и принимая на себя гражданские обязанности, исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК РФ).

Следовательно, присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности. В противном случае в случае возникновения спора с высокой степенью вероятности приказ будет квалифицирован как ничтожный, то есть не влекущий юридических последствий (смотрите, например, постановление ФАС Уральского округа от 03.07.2014 N Ф09-4424/14 по делу N А60-47953/2013, определение Президиума ВАС РФ от 17.11.2011 N 5607/11, постановление Третьего ААС от 03.12.2019 N 03АП-7048/19, постановление Девятого ААС от 23.08.2016 N 09АП-35919/16, определение АС Хабаровского края от 18.03.2016 по делу N А73-1178/2016).

При присоединении юридического лица к другому юридическому лицу к последнему переходят права и обязанности присоединенного юридического лица (п. 2 ст. 58 ГК РФ, смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2012 N 16-15/011630@). Соответственно, и все документы реорганизованного (присоединенного) юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику и включены в его архивный фонд (чч. 4-7, 9 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. 2.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, далее - Правила N 526).

Порядок приема-передачи документов определяется распорядительным документом о реорганизации.

Передаче документов предшествует экспертиза их ценности (п. 4.10 Правил N 526).

По ее результатам определяются документы, подлежащие:

1) уничтожению;

2) дальнейшему хранению. К ним относятся документы:

• Архивного фонда РФ;
• постоянного и временного (свыше и менее 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу (п. 4.11 Правил N 526).

Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации. Подробнее об уничтожении документов можно ознакомиться в Вопросе: Уничтожение документов бухгалтерского и налогового учета (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.).

Документы, подлежащие дальнейшему хранению, оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику. На подготовленные к передаче дела составляются описи дел и документов, по формам, установленным приложениями N 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам N 526. Данные оформленных описей вносятся в акт приема-передачи архивных документов на хранение, по которому и осуществляется передача документов правопреемнику. Форма акта установлена приложением N 20 к Правилам N 526.

Документы бухгалтерского и налогового учета должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (налогового периода, в котором они были использованы при исчислении налога). При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 N 236.

Напомним, что экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), пп. 23, 29 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"). Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 28 ФСБУ 27/2021). Подробнее рекомендуем ознакомиться в Вопросе: Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов. Номенклатура дел (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2023 г.).

Соответственно, присоединенная организация не вправе уничтожить бухгалтерские документы 2022 года. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Вопрос: Можно ли уничтожить первичные учетные документы, срок хранения которых составляет пять лет? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.)
• Вопрос: Организация архива коммерческой организации (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ААС Федорова Лилия 

Ответ прошел контроль качества 

4 мая 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.