В командировку едут два сотрудника. Билеты на двоих куплены с личной карты одного из них. Будет ли ошибкой, если к авансовому отчету сотрудника, с чьей карты была произведена оплата, будут приложены проездные билеты двоих сотрудников? Можно ли вести учет электронных билетов на счете 50.03?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Учет электронных билетов допускается вести с использованием субсчета "Денежные документы" к счету 50 "Касса". Но применяется и иной подход в составе расчетов на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Сотрудник, который оплатил проездные документы для проезда в командировку, может составить отдельные авансовые отчеты на факт оплаты услуг перевозчика и на расходы в командировке или все эти сведения отразить в одном авансовом отчете. В том и другом случае он приложит электронные билеты, оформленные для него и второго лица. В свою очередь, второй сотрудник составит отдельный авансовый отчет по возвращении из командировки с приложением подтверждающих проезд документов (их копий).

Обоснование позиции:
В настоящее время в практике отражения интересующих объектов сложился подход, предполагающий организацию бухгалтерского учета электронных билетов либо в составе денежных документов, т.е. на счете 50 "Касса", либо в составе расчетов на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
В первом случае ориентиром выступает инструкция к Плану счетов для счета 50 "Касса" к нему может быть открыт субсчет 50-3 "Денежные документы", на котором учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту их выдача из кассы организации (с последующим отражением в авансовом отчете использования их для проезда в командировке).
Но поскольку в Инструкции буквально говорится все-таки о физически существующих документах (и применительно к оплаченным авиабилетам), то, видимо, более корректно рассматривать оплаченный электронный билет иначе - как аванс за предстоящие оказанию в будущем услуги по перевозке.
Напомним:
Если для удостоверения договора перевозки на транспорте: воздушном, железнодорожном - используются электронные билеты, в которых информация о перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой (бездокументарной) форме, то расходы на проезд подтверждаются путем предоставления (письмо Минфина России от 25.09.2020 N 02-06-10/84680):
1) при перелете на воздушном транспорте - сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанцией электронного пассажирского билета и багажной квитанции, где указана стоимость перелета (или выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (приложение к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134), а также посадочным талоном, подтверждающим перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
2) при поездках на железнодорожном транспорте - контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (или выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (приложение к приказу Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322).
При таком подходе без использования субсчета к счету 50 "Касса" - на момент оформления электронного билета у организации возникают права требования к перевозчику по оказанию услуги по перевозке с отражением записью:
Дебет 76, субсчет "Электронный билет" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- отражен электронный билет (на дату его оформления) исходя из данных авансового отчета о приобретении проездных документов.
Затем работодатель признает расходы по проезду командированных лиц (ст. 168 ТК РФ, пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", далее - ПБУ 10/99) :
Дебет 26 Кредит 76, субсчет "Электронный билет"
- стоимость проезда отражена в затратах на основании авансового отчета по завершении командировки или отчета о свершившейся служебной командировке. На эту же дату признается расход и для целей налогообложения прибыли организаций (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) и при его соответствии п. 1 ст. 252 НК РФ т. е. при оформлении первичными документами, составленными в соответствии с требованиями законодательства.
Что касается отражения приобретенных билетов в авансовом отчете только сотрудника, который их оплатил, отметим следующее.
По подп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Указаниями по заполнению этой формы предусмотрено, что на ее оборотной стороне подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
На основании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) в бухгалтерском учете подлежит отражению информация о каждом факте хозяйственной жизни. При этом каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч.ч.1, 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Одновременно с этим по п. 9 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" при составлении экономическим субъектом первичных учетных документов допускается оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом. При этом экономический субъект должен обеспечить однократность принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа (п. 15 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете").
В данном случае подотчетное лицо приобретает билеты для своего проезда и для еще одного командированного сотрудника. На наш взгляд, оплативший электронные билеты сотрудник может в одном ("своем") авансовом отчете включить в перечень документов как свои расходы по командировке, так и стоимость приобретения им билетов, если, к примеру, оплата услуг перевозчика и командировка состоялись в один период без значительного временного разрыва. Тогда в качестве оправдательных документов он приложит электронные билеты на себя и второго сотрудника. Этот утвержденный авансовый отчет подтвердит правомерность расходования средств и "закрытие" его подотчета (с записью Дебет 76, субсчет "Электронный билет" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"), но расходы по командировке по этому авансовому отчету будут признаны исходя из затрат на проезд только одного отчитывающегося лица.
Второй сотрудник составит свой авансовый отчет и приложит в качестве подтверждающих проезд документов билеты, оформленные для него. Это позволит безрисково подтвердить обоснованность расходов на командировку каждого "подотчетника" с учетом п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно которому фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки (смотрите также Энциклопедию решений. Выплата суточных при командировках по РФ (в целях налогообложения прибыли), о возможном внимании со стороны налоговых органов свидетельствует наличие судебной практики - постановление ФАС Московского округа от 10.022011 г. N Ф05-16436/2010 по делу N А40-5572/2010 или постановление Четырнадцатого ААС от 28.02.2020 N 14АП-12424/19).
Подытожим: на наш взгляд, сотрудник, который оплатил проездные документы для проезда в командировку, может составить отдельные авансовые отчеты на факт оплаты услуг перевозчика и на расходы в командировке или все эти сведения отразить в одном авансовом отчете. В том и другом случае он приложит электронные билеты, оформленные для него и второго лица. В свою очередь, второй сотрудник составит отдельный авансовый отчет по возвращении из командировки с приложением подтверждающих проезд документов.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ;
- Вопрос: Сотрудник в январе 2020 года направляется в командировку. Генеральный директор с корпоративной карты (принадлежащей организации (общая система налогообложения), операции по которой учитываются на счете 55 как прочие специальные счета) приобрел в декабре 2019 года электронный билет для этого сотрудника стоимостью 12 870 руб. (в т.ч. НДС 10% - 127,27 руб.). В целях налогообложения прибыли используется метод начисления. Как правильно учесть данные операции в бухгалтерском и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2020 г.);
- Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. По проезду организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Есть ли риски у организации при совершении таких операций (если да, то какие)? Какие подтверждающие документы за проживание необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

26 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.