Переводим бизнес на удаленку. Советы экспертов

МНЕНИЕ

Фото: личный архив автора

Борис Попов, директор по развитию бизнеса Vinteo, эксперт по технологиям видеокоммуникаций:

"В сложившихся условиях экстренного перевода сотрудников на удаленную работу в выигрышной ситуации оказались компании и учреждения, уже использующие профессиональные решения видеоконференцсвязи (далее – ВКС) в бизнес-процессах.

Быстро подобрать решение ВКС и не прогадать с выбором поможет чек-лист:

1. Определить задачи, для которых будет использоваться видеоконференцсвязь в организации или сформулировать проблемы, которые возникли с использованием имеющейся системы.

   Требуется ли организовать простое общение по видео нескольких сотрудников между собой или нужно обеспечить высокое качество коллективной работы с максимальным эффектом присутствия, создать виртуальную офисную среду и учесть отраслевые особенности компании (например, необходимость проведения оперативных межведомственных совещаний по всей стране, демонстрация материалов в хорошем качестве и т.д.). Или необходимо расширить имеющуюся систему ВКС, поскольку ее функционала стало не хватать при резко возросшей нагрузке?

2. Оценить существующую инфраструктуру корпоративной сети ВКС.

   Нужно быстро создать сеть с нуля или система ВКС в компании существует, но ее нужно модернизировать? Так, для построения сети ВКС впервые, решения небольших задач, организации общения не более 50-100 абонентов, прекрасно подойдет функционал упрощенного решения класса web-конференций. А вот для масштабирования существующей сети, с необходимостью подобрать новое оборудование (или программное решение), совместимое с имеющимся, сможет справиться только решение профессионального класса.

3. Прицениться к имеющимся на рынке продуктам, с учетом долгосрочной перспективы.

   Решение ВКС профессионального класса, способное обеспечить интеграцию с любым другим оборудованием и обширный дополнительный функционал, не может стоить дешево. Даже отечественные продукты потребуют значительных инвестиций (например, средний проект может начинаться от 3 млн руб.) Упрощенное решение для вебконференций обойдется в 3-4 раза дешевле профессионального, но желательно уже сейчас понимать долгосрочные цели бизнеса – экономия сегодня может вылиться в дополнительные инвестиции при необходимости расширить функционал (например, при затянувшемся карантине), а недорогой продукт классом ниже просто не даст этого сделать.

4. Узнать о тестировании, акциях и дальнейшей поддержке. Действенный способ проверить решение – поставить пилотный продукт ВКС на базовую сеть организации (или демо-сеть) и протестировать его работу в реальных условиях, чтобы в полной мере оценить весь функционал. В сегодняшних реалиях многие вендоры ВКС пойдут навстречу и обеспечат выгодные условия тестирования и приобретения решений. Также важно узнать, как будет происходить обслуживание системы ВКС после покупки – в идеале, заказчик должен получить качественную местную поддержку от специалистов, хорошо знакомых с работой российских проектов".

МНЕНИЕ

Фото: личный архив автора

Никита Цаплин, управляющий партнер RUVDS.com:

1. "Сначала необходимо сделать очевидное: установить общие правила для всей команды и распорядок дня. Так, мы, например, ввели общие для всех правила:

• время, в которое все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере slack: обычно мы начинаем работу в 12 часов и заканчиваем в 20-21 часа;
• установили, что считается за прогул: недоступность по телефону более двух часов;
• договорились о стендапах в 12 и 20 часов: на первых устанавливаются задачи, на последнем нужно написать краткий отчет, что получилось сделать, а что нет.

2. Вторым шагом должен стать вопрос безопасности, а именно возможной кражи переписок с клиентами. Поэтому у всех внутренних сервисов реализованы:

• двухфакторная аутентификация по сертификату;
• логин/пароль к чувствительным ресурсам;
• право руководства моментально лишить доступа конкретного сотрудника.

3. Затем необходимо разобраться с сотрудниками каждого отдела (у нас это отделы маркетинга и разработки, техническая поддержка, системные администраторы, бухгалтерия) и что нужно, чтобы они эффективно могли работать из дома.

Руководство, отделы маркетинга и разработки всегда могли работать удаленно. Для этого им нужны просто ноутбуки, корпоративный мессенджер и платформа Zoom для видеосвязи.

Сохранить старое расписание и график работы технической поддержки – дело несложное: у нас жесткие стандарты времени ответа. Удаленная работа никак не будет нарушать темп — руководитель поддержки просматривает тикеты и проверяет время ответа точно так же, как и в офисе. Технически обеспечить работу поддержки еще проще: достаточно переадресовывать все звонки прямо на мобильные телефоны сотрудников.

Работа системных администраторов никогда не зависела от физического доступа к оборудованию, так как серверы и информационная инфраструктура не были привязаны к офису: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический. Из железа в офисе есть только управляющий сервер, но он дублируется в двух дата-центрах — в случае проблем дубликаты сразу начнет работу. На случай массового отключения электричества, к серверам автоматически подключается дизельный генератор.

Мы провели внеочередные учения по переключению питания на дизель, а договоры на поставку топлива позволит флагманскому ЦОД штатно работать в течение недели апокалипсиса, если он случится.

Как и обычно, в дата-центрах круглосуточно дежурят наши инженеры.

Значительная часть наших клиентов — юридические лица, а значит, им нужна стабильно работающая бухгалтерия. Большая часть документооборота у нас и так автоматизирована: в личном кабинете можно скачать договор, акты и акты сверок с печатью. Некоторым клиентам все же требуются оригиналы, и мы придумали, как исправно их предоставлять: бухгалтер будет распечатывать и подписывать документы дома и отправлять почтой или курьером.

С входящей бумажной корреспонденцией мы решили вопрос таким образом: договорились с охраной офиса и нашими постоянными курьерами. Первые будет собирать корреспонденцию, направлять эти документы курьерской службой на подпись, затем принимать обратно в офис".