Управление интеллектуальной собственностью: как сформировать систему?

SergeyNivens / Depositphotos.com

Исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности (далее – РИД) являются для хозяйствующих субъектов ценными нематериальными активами. В зависимости от объектов интеллектуальной собственности, на которые предпринимателю принадлежат исключительные права, такие активы могут иметь достаточно высокую стоимость. В связи с этим актуальными для многих компаний задачами оказываются разработка и внедрение систем управления интеллектуальной собственностью.

Ключевые элементы системы

Необходимость построения системы управления интеллектуальной собственностью часто возникает в крупных компаниях, которым принадлежат исключительные права на множество объектов. В таких организациях, как правило, реализуются одновременно разного рода проекты и бизнес-процессы, связанные напрямую с основными видами деятельности компании. Система управления интеллектуальной собственностью состоит из различных элементов. При этом одной из ключевых составляющих является соответствующая управленческая стратегия организации. Именно с разработки такой стратегии начинается формирование целостной системы, как подчеркнула начальник отдела управления корпоративной собственностью блока по корпоративным и правовым вопросам "МТС" Юлия Кузнецова на организованном Infor-media Russia при информационной поддержке компании "Гарант" XX Форуме по интеллектуальной собственности.

В качестве основных элементов системы управления интеллектуальной собственностью эксперт назвала защиту собственных объектов компании, аудит протекающих в ней процессов, управление рисками в сфере интеллектуальной собственности как подсистему, развитие IP-культуры и автоматизацию работы.

Опираясь на свой управленческий опыт, Юлия Кузнецова отметила, что подсистема защиты принадлежащих компании объектов интеллектуальной собственности должна включать в себя защиту прав на служебные РИД, осуществление мониторинга использования объектов и соответствующих нарушений, а также непосредственное управление объектами. Для того, чтобы разработать такого рода подсистему и наладить ее функционирование в компании, представляемой экспертом, например, была создана специальная рабочая группа, состоящая из руководителей заинтересованных подразделений, что позволило учесть специфику работы каждого из них.

Аудит бизнес-процессов, как пояснила Юлия Кузнецова, включает в себя выявление рисков, сопутствующих осуществлению этих процессов, в том числе с точки зрения защиты принадлежащих компании исключительных прав, и оценку таких рисков, что в результате должно приводить к принятию решения о необходимости внедрения системы управления рисками. Данная система в свою очередь предполагает издание и корректировку локальных нормативных актов сообразно принципам разработанной системы управления, проведение обучения сотрудников, задействованных в системе, налаживание внутренней коммуникации в компании, предоставление отчетности о выполнении системных задач.

Кроме того, необходимо получать от сотрудников, вовлеченных в работу системы, обратную связь, оказывать им поддержку в решении проблем. Именно для этого, по словам Юлии Кузнецовой, целесообразно формировать в организации определенную IP-культуру.

Бизнес-процессы и автоматизация

Подробнее о том, как в компаниях протекают бизнес-процессы, связанные с управлением интеллектуальной собственностью, и об автоматизации работы в этой сфере рассказал партнер, руководитель российской практики в области интеллектуальной собственности, ИТ и телекоммуникаций Dentons, к. ю. н. Виктор Наумов. Практика показывает, что выстраивать полноценную систему управления интеллектуальной собственностью имеет смысл, как отметил эксперт, если в компании функционирует не менее шести подразделений, связанных с оборотом нематериальных активов. При этом, как правило, в таких организациях насчитывается в среднем 3 тыс. локальных документов так или иначе регулирующих данный оборот, и приблизительно 10 тыс. объектов интеллектуальной собственности (в наиболее крупных организациях). Именно с учетом таких критериев (количество подразделений или отделов, документов и объектов) необходимо решать вопрос о целесообразности разработки методологии управления.

Важным принципом системы управления интеллектуальной собственностью должен быть, по словам Виктора Наумова, принцип единоначалия. Нужно создавать некий единый экспертный центр по принятию решений. И в то же время – учитывать при принятии управленческих решений индивидуальные особенности разных бизнес-процессов, которым соответствуют различные задачи. Так, часто в решение вопросов, связанных с оборотом объектов интеллектуальной собственности, вовлечены подразделения-разработчики, юридические службы, отделы маркетинга, закупок, риск-менеджмента, а также бизнес-подразделения, финансовые и кадровые службы. И одна из самых сложных задач при построении системы управления интеллектуальной собственностью – согласовать работу этих подразделений. Эксперт также указал, что любая система управления интеллектуальной собственностью должна включать в себя ведение реестра соответствующих объектов и прав на них. Такой реестр может вестись как в простой бумажной или электронной форме, так и в автоматизированном режиме, что предпочтительнее.

"Бизнес мыслит категорией денег", – подчеркнул Виктор Наумов. В связи с этим эффективным автоматизированным способом убеждения во взаимоотношениях топ-менеджмента и юристов может служить так называемый калькулятор рисков, представляющий собой математический инструмент, с помощью которого на основе судебной статистики и оценки качества внутренних процедур в компании рассчитывается возможный финансовый ущерб от совершения определенных действий с объектами интеллектуальной собственности, права на которые принадлежат организации.

В отношении каких средств индивидуализации может быть заключен лицензионный договор? Узнайте ответ в материале "Лицензионный договор" "Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Не нужно в рамках управления, как заметил Виктор Наумов, мыслить понятием отдельных объектов интеллектуальной собственности. Чаще всего компании, деятельность которых связана с оборотом таких объектов, интересует налаживание процесса управления технологиями. Под ними при этом следует понимать комплекс технических решений, инженерных и научных знаний, включая объекты интеллектуальной собственности, а также процессов и операций, реализация которых приводит к появлению продукта или услуги с определенными свойствами. Необходимо, по мнению эксперта, вести реестр технологий, подразделом которого в свою очередь может быть реестр объектов интеллектуальной собственности. Ведение реестра позволяет контролировать сроки оплаты пошлин, продления лицензий, следить за соблюдением лицензионных ограничений при использовании объектов интеллектуальной собственности, снижать издержки на информационный обмен и т. д.

Выстраивать систему управления, по словам Виктора Наумова, целесообразно на основе той или иной технологической платформы. На ее основе можно программировать бизнес-процессы, что "разворачивается" в определенный интерфейс управления информацией.

Управление патентным портфелем IT-компании

На примере IT-компании руководитель патентного отдела "Яндекс" Андрей Иншаков пояснил, как управлять патентным портфелем. Прежде всего он отметил, что "условно все так или иначе патентоспособные решения можно разделить на две большие категории – "железо" и софт". В IT-компаниях чаще всего речь идет о патентовании именно софта в качестве изобретений. Эксперт указал, что ими могут являться различные алгоритмы машинного обучения, извлечения и обработки информации и т. д. Главное, по словам Андрея Иншакова, их правильно описать в заявке на получение патента – как способ решения определенной задачи, связанной с использованием объектов физического мира, например, сервером. Как таковые программы для ЭВМ не являются изобретениями (п. 5 ст. 1350 Гражданского кодекса), но они подлежат патентованию в рамках соответствующих технических решений. А полезные модели и промышленные образцы патентуются в организациях – участниках рынка информационных технологий значительно реже, так как их разработка относится прежде всего к оборудованию или иначе говоря "железу". Напомним, что патентными согласно п. 1 ст. 1345 ГК РФ являются интеллектуальные права на изобретения, полезные модели и промышленные образцы.

Управление патентным портфелем основывается на соответствующей стратегии. Цикл ее разработки и реализации включает в себя, как заметил эксперт, три основных этапа: формулировку начальной стратегии либо модификацию существующей (в зависимости от потребности), построение или корректировку процессов в компании и переоценку стратегии в ответ на изменения.

На первом из указанных этапов работы со стратегией необходимо, по словам Андрея Иншакова, ответить на вопросы: "зачем?", "что?", "где?" и "как?" В первую очередь нужно понимать бизнес-причины получения патентов. Чаще всего патентование осуществляется для защиты инноваций компании от копирования, для лицензирования или монетизации, использования в качестве оружия в ответ на агрессию конкурентов, а также в PR-целях и для привлечения инвесторов. Во-вторых, необходимо определиться с объектами патентования, а в-третьих – нужно рассмотреть вопрос о том, в каких странах (регионах) стоит патентовать РИД, предварительно проанализировав текущие и потенциальные рынки реализации продуктов, информацию о размещении производственных мощностей компании, расположении поставщиков и конкурентов, характеристиках судебной и патентной систем в каждой из интересующих стран. Наконец, отвечая на вопрос "как?", следует, по словам эксперта, определить среди прочего желаемое количество патентов, бюджет на патентование, схемы подач заявок.

На втором этапе стратегического управления патентным портфелем, то есть в рамках построения или корректировки процессов в компании, нужно озаботиться, по мнению Андрея Иншакова, "формированием входящего потока идей". Иными словами, нужно наладить процесс создания объектов патентования. Существует, как заметил эксперт, два ключевых подхода к построению данного процесса: проактивный поиск изобретений (иных патентоспособных решений) инхаус патентными специалистами либо организация KPI-системы в отношении изобретательской активности. В рамках построения процессов важно также уделить внимание первичной обработке изобретений (иных патентоспособных РИД). В частности, следует решить вопрос целесообразности проведения патентных поисков, проводить анализ изобретений и формализовать их описание. При этом данные виды деятельности могут выполняться как инхаус-специалистами, так и в порядке аутсорсинга. Наладить нужно и процесс оценки изобретений. Для этого требуется установить соответствующие критерии, определить круг лиц, ответственных за оценку и принятие итоговых решений, а также порядок принятия таких решений (единолично уполномоченным лицом, единогласно группой лиц и т. д.).

Трудоемкими процессами управления патентным портфелем являются написание патентных заявок и делопроизводство. Для их построения, по словам эксперта, нужно разрабатывать методические рекомендации (гайдлайны) по написанию заявок, осуществлять контроль качества на этапах написания заявки и перевода. Часто, по словам эксперта, в родных юрисдикциях компании патентуют РИД самостоятельно, а в иностранных – привлекают аутсорсеров. А грамотно организованный процесс делопроизводства должен позволять отслеживать дедлайны. Кроме того, Андрей Иншаков подчеркнул, что следует периодически проводить ревизию патентного портфеля, например, чтобы решить вопросы о необходимости продажи тех или иных патентов.

Третий этап стратегического управления патентами компании предполагает внесение изменений в стратегию управления патентным портфелем. Необходимость такой модификации может быть вызвана корректировкой общей корпоративной стратегии, изменениями, связанными с бюджетной оптимизацией, отказом от продуктов или технологий, географией ведения бизнеса и т. д. Потребность в модификации стратегии может быть продиктована при этом не только внутренними факторами, но и внешними. Например, изменениями конкурентной среды, технологического ландшафта, в потребностях рынка. Для того, чтобы своевременно реагировать на перемены следует, по мнению эксперта, постоянно поддерживать коммуникацию с руководителями подразделений компании.

***

Практика показывает, что для эффективного управления интеллектуальной собственностью компаниям следует разрабатывать соответствующие стратегии. Именно с их формулировки начинается процесс построения полноценной системы управления.

При разработке стратегии управления интеллектуальной собственностью и непосредственном его осуществлении важно, согласно позиции экспертов, учитывать специфику бизнес-процессов, следует прислушиваться к мнениям руководителей подразделений компании. В зависимости от потребностей бизнеса стратегия управления может модифицироваться.