Почему не стоит отказываться от бумажного делопроизводства

На правах рекламы

Распространение электронного документооборота, казалось бы, позволяет бизнесу до ничтожно малых объемов снизить производство документации на бумаге. Однако говорить о том, что "цифра" вытеснила "бумагу", мягко говоря, преждевременно.
 

Когда бизнесу требуются бумажные документы?

В первую очередь тогда, когда дело касается организационно-распорядительных документов, регулирующих деятельность предприятия: учредительные документы, договоры с контрагентами и т.д. Переход на электронный документооборот с контрагентами постепенно набирает популярность, но суды до сих пор не всегда признают электронные договоры и правомочность электронной цифровой подписи (ЭЦП). В настоящее время ЭЦП не содержит биометрических данных и не защищает полностью от мошенничества, так как может быть использована посторонним человеком, придавая юридическую силу подписанному документу. Поэтому в случае возникновения судебного спора бумажный документ с традиционной подписью остается основным доказательством условий работы, прав и обязанностей сторон.

Распечатка понадобится и для документов, требующих обязательного нотариального заверения. Услуги нотариуса с ЭЦП уже не редкость, но они оказываются дороже обычных и распространены далеко не в каждом городе.

Документооборот кадровой службы также пока не может быть полностью переведен в электронный вид. Сюда относятся документы с обязательным ознакомлением работника "под роспись": локальные нормативные акты, приказы; а также документы, требующие заверения печатью организации или отдела кадров (например, справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа и др.). Чем больше штат компании, тем больший объем кадрового делопроизводства ей предстоит вести на бумажных носителях.

Отдельно стоит отметить трудовой договор. В настоящее время проект электронного трудового договора, имеющего юридическую силу без дублирования на бумаге, находится в стадии разработки. А значит, обмен между работодателем и работником бумажными экземплярами трудового договора остается обязательным.

Компаниям, оказывающим услуги населению, необходимо поддерживать бумажный документооборот, обеспечивающий юридические права физических лиц.

Любая дистрибуция требует формирования целого комплекса документов, связанных с организацией поставок. В случае проверки при транспортировке груз, не имеющий сопроводительной документации, может быть признан незаконным. Впоследствии доказывание прав на него и его юридической чистоты может оказаться весьма долгим и затратным. Так же документального подтверждения для дальнейших разбирательств потребуют ситуации повреждения, недостачи, потери или кражи груза.

Нельзя забывать и о проверках контролирующих органов. В большинстве случаев, сотрудники налоговой инспекции или пенсионного фонда попросят предоставить бумажные копии электронных документов.

Типовое программное обеспечение, предлагаемое операторами электронного документооборота, не всегда дает возможность подготовки документов необходимых унифицированных форм, полностью отвечающих требованиям законодательства. Также это ПО может не поддерживать конкретные формы, соответствующие бизнес-процессам той или иной компании, а внедрение индивидуальных настроек электронного документооборота может потребовать существенных финансовых и временных затрат. Жесткая конкуренция среди операторов подобных сервисов не позволяет контрагентам свободно пересылать документы между разными системами. Роуминг настраивается для конкретной пары контрагентов, что также является весьма трудоемким процессом.

Исходя из вышеизложенного, неудивительно, что в большинстве российских компаний принята практика использования смешанного – электронно-бумажного документооборота. А значит, обязательным для любого бизнеса становится организация центра печати.
 

Решение бумажной проблемы

Достоинство современной печатной техники – универсальность. Производители принтеров и многофункциональных устройств ориентируются на актуальные требования бизнеса и предлагают устройства, которые можно подобрать в четком соответствии потребностям компании или структурного подразделения. Не последним фактором при выборе подходящего решения является и стоимость отпечатка.

Больших успехов в снижении расходов на печать при одновременном повышении ее скорости добилась в последние годы компания Ricoh. Если в среднем по отрасли стоимость одного монохромного отпечатка формата A4 составляет 5,50-9,00 руб. (чем меньше объемы печати, тем дороже), то с новыми принтерами и МФУ Ricoh этот показатель удастся снизить до 2,70-5,00 руб. за отпечаток при использовании картриджей стандартной емкости. И даже от этой суммы можно сэкономить до 35%, если использовать картриджи повышенной емкости.

К примеру, для небольших объемов печати лучше всего подойдут компактные устройства, позволяющие уверенно работать с небольшими тиражами документов. К примеру, принтеры и МФУ Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw и SP 220SFNw отличаются и скромными размерами, и удобством, и простотой использования. Они готовы к работе сразу после установки, не требуют специальных знаний при обслуживании и "всеядны" – способны работать и с компьютерами любых производителей, без оглядки на операционную систему, и с мобильными устройствами. Эти устройства (а в линейке есть и принтер, и МФУ, и МФУ 4 в 1, где присутствует еще и факс) позволяют закрыть потребности в печати таких подразделений, как служба кадров, секретариат компании, другие отделы, которые периодически работают с бумажными документами. Целесообразно использование моделей из серии Ricoh SP 220 небольшими компаниями и даже индивидуальными предпринимателями. Весомым плюсом также будет и трехлетняя гарантия, которая свидетельствует о высокой надежности устройств.

Для решения задач, связанных с серьезным по объему документооборотом, подойдут устройства Ricoh серии SP 325. Также различаясь по набору своих возможностей, SP 325SDNw, SP 325SNw и SP 325SFNw способны полностью "закрыть" потребности небольшой компании или структурного подразделения, которые ведут активную работу, связанную с обслуживанием клиентов. Бухгалтерии, отделы продаж, логистики, сервисного обслуживания – этим структурам отлично подойдут такие качества SP 325, как производительность, гибкие настройки, возможность печати с мобильных устройств, быстрая оцифровка многостраничных документов при помощи автоподатчиков. Помимо прочего, МФУ обеих линеек умеют отправлять отсканированные документы в папку, по FTP или на USB-флешку.

Отказаться от бумажного делопроизводства на сегодняшний день не представляется возможным. Но если 10 лет назад работа с документами ложилась на бизнес тяжким бременем, то сегодня сочетание достоинств электронного документооборота и возможностей современных технологий печати позволяет найти оптимальное смешанное решение, максимально эффективное для бизнеса.

Дарья Кокина, финансовый директор группы коммуникационных агентств.