Что делать при переплате зарплаты уволенному сотруднику

Иногда при увольнении сотрудника бухгалтерией может быть произведен неверный расчет размера выплат, в том числе и заработной платы. Такое нередко происходит при увольнении после аванса или если работнику был предоставлен отпуск за ещё не отработанный период и получается, что в бухгалтерии переплатили сотруднику при увольнении.

Рассказываем, как решить проблему в случае, если переплатили уволенному сотруднику и как не допустить ошибок в выплатах.

Неверный расчет при увольнении: чем грозит

Любые ошибки в расчетах с работниками, по какой бы причине они ни возникли, несут риски для работодателя. Например, занижение выплат сотрудникам будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Также подобная ошибка приводит к недоплате НДФЛ и страховых взносов, что чревато вопросами со стороны ФНС.

Излишне выплаченная зарплата уволенному сотруднику — это в первую очередь расходы для бизнеса, а также дополнительные юридические проблемы. Иногда попытки вернуть ошибочно выплаченные средства нередко оборачиваются для организации судебными разбирательствами и конфликтами с бывшими работниками.

Например, в практике 1С-WiseAdvice был такой кейс.

Управление кадровыми документами между компанией и клиентом осуществлялось через специализированное программное обеспечение, в которое информация вносилась вручную сотрудником кадровой службы. Ошибка произошла уже на этапе оформления трудоустройства. Бухгалтер по ошибке выбрала неправильную опцию в программе, что привело к ошибкам во всех документах, которые впоследствии были распечатаны и подписаны.

Проблему никто не заметил до момента выплаты зарплаты: в договоре указывалось, что сотрудник должен получить 30 тысяч рублей в час, а не в месяц! В результате сотруднику выплатили более миллиона рублей на банковскую карту. Ошибка была обнаружена несколько дней спустя. Сначала сотрудник согласился вернуть средства, но позже, под влиянием своего адвоката, отказался от этого.

Суд удалось выиграть, однако это – редкость, потому что это не была счетная ошибка. На решение в большей степени повлияли доказательства и оскорбительное по отношению к суду и истцу поведение бывшего сотрудника.

Какие бывают причины переплаты

Обычно ошибки в расчетах при увольнении возникают по следующим причинам:

• Технические ошибки.
  Ошибка в расчетах может возникнуть из-за несвоевременного обновления данных по отработанным часам или отклонениям в стандартном графике, например, больничным.

• Некомпетентность.
  Бухгалтер может неправильно рассчитать размер зарплаты из-за недостатка опыта или знаний, по невнимательности.

• Увольнение после аванса.
  Если аванс составляет значительную часть зарплаты, а сотрудник уходит сразу после его выплаты, возникает риск переплаты.

• Неотработанные дни отпуска.
  По закону работник может уйти в отпуск через полгода после устройства в компанию или раньше, если договорится с руководством. Если сотрудник использовал свой отпуск авансом и потом не проработал в организации год, при увольнении он должен вернуть часть отпускных.

Как списать переплату уволенному работнику

При незначительном размере переплаты или нежелании обращаться в суд работодатель может простить долг сотруднику. Это самый простой выход, поскольку корректировки в учете будут минимальными. В таком случае сумма переплаты может быть списана по истечению трёх лет.

Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Для списания задолженности нужно сделать проводку:

При списании бухгалтеру не придется корректировать расчеты по НДФЛ и страховым взносам.

Что делать, если уволенному сотруднику переплатили зарплату

Получить сумму переплаты назад можно двумя способами — попросить сотрудника добровольно вернуть средства или делать взыскание через суд. Рассказываем, как списать излишне выплаченную зарплату уволенному работнику.

Если работник идет навстречу

Действия в случае добровольного возврата будут зависеть от того, что будет возвращать сотрудник: аванс или отпускные. При возврате аванса нет необходимости корректировки суммы страховых взносов, поскольку с него взносы не начисляются. С 2023 году в силу вступили новые правила, согласно которым с аванса необходимо также удерживать НДФЛ. Делается проводка:

ДТ 50 (51) — КТ 70

Если же идет возврат отпускных, проводки на сумму возврата необходимо сторнировать, так как на момент увольнения уже произошло начисление страховых взносов и НДФЛ.

Если работник не идет навстречу

Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается добровольно возвращать сумму переплаты. В таком случае работодателю приходится обращаться в суд за взысканием средств.

При принудительном возврате будет использоваться счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Рассмотрим пример.

ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты

Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда

В случае возврата отпускных будет проводиться сторнирование страховых взносов и НДФЛ как в случае добровольного возврата. Если вернуть средства через суд не получится, сумма будет списана за счет прочих расходов.

ДТ 70 — КТ 73 (8 700) — суд принял решение отказать во взыскании
ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнирована ранее начисленная сумма
ДТ 91 — КТ 70 (10 000) — списана сумма переплаты

Если суд примет сторону работника, НДФЛ и страховые взносы будут считаться уплаченными, сторнировать их не получится.

Перед обращением в суд важно помнить, что работодатель имеет право на взыскание переплаты лишь в ряде случаев, которые описаны в статье 137 ТК РФ, например, в случае выплаты отпускных авансом. В определенных случаях возврат не предусмотрен.

Если переплата возникла из-за технической ошибки, вернуть средства может быть проблематично. Несмотря на то, что статья 137 ТК РФ предусматривает возврат в случае счетной ошибки, обычно под этим понимают исключительно арифметические неточности, а не сбои в системе.

В некоторых случаях, если сумма переплаты несущественная, проще «простить» ее сотруднику, чем вступать в судебные разбирательства и нести дополнительные расходы в случае проигрыша.

Аутсорсинг расчёта заработной платы

Узнать больше

Доверьте расчёты надежному партнёру, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса

Узнать больше

Как избежать излишних выплат по зарплате

Чтобы исключить ошибки в расчетах в первой половине месяца, можно выплачивать аванс с 1 по 15 число месяца за отработанный промежуток времени. Таким образом сотрудник получит только то, что он уже заработал, и переплат не возникнет.

Контролировать отсутствие переплаты отпускных должна кадровая служба. Специалистам необходимо следить, сколько дней отпуска использовали работники. Если работник взял отпуск раньше положенного срока, это может создать риск переплаты в случае увольнения.

При большом количестве операций повышается риск ошибок в расчетах и образовании переплат. Поэтому важно доверять начисление зарплаты только профессиональным бухгалтерам, которые знают все тонкости данного участка бухгалтерии и особенности законодательства.

Контролировать работу штатных бухгалтеров бывает проблематично. Поэтому эффективнее передать расчеты зарплаты аутсорсинговой компании, которая дает гарантии и берет на себя все риски, связанные с ошибками. Если переплата возникнет по вине бухгалтера, вы всегда сможете претендовать на компенсацию.

Доверьте расчеты зарплаты специалистам 1C-WiseAdvice

Специалисты 1C-WiseAdvice помогают избежать переплат зарплаты при увольнении сотрудников. Они владеют всеми действующими знаниями в трудовом и налоговом законодательстве, а также перепроверяют полученные расчеты, что позволяет свести риск ошибки практически к нулю.

В 1C-WiseAdvice используется многоуровневый контроль на разных этапах — от сбора сведений до момента перевода платежей. Это обеспечивает достоверные расчеты зарплат всем действующим и бывшим работникам. Специалисты также помогут организации разрешить сложные вопросы или законно оптимизировать налоговые расходы.

1C-WiseAdvice — это профессиональная бухгалтерия на аутсорсе, которая:

• сокращает риски ошибок, штрафов и переплат;

• работает непрерывно и не зависит от одного бухгалтера;

• стоит меньше, чем штат бухгалтеров;

• полностью заменяет наемных сотрудников;

• быстро разбирается во всех деталях и включается в работу;

• избавляет собственника бизнеса от рутины.

Свяжитесь с нами, и мы расскажем, как снизить риски ошибок в расчетах зарплаты в вашем бизнесе.

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»